Vorstandsassistenz (m/w/d)

Aufgaben

• Effiziente Gestaltung der Tagesabläufe des Vorstands sowie der Büroorganisation
• Sicherstellung des Informationsflusses zwischen Vorstand und Stabsstellen sowie Vorstand und Externen
• Planung und Koordination von Reisen des Vorstands
• Fristen- und Terminmanagement
• Unterstützung der Organisation und Begleitung der Durchführung von internen und externen Besprechungen sowie von Veranstaltungen des Instituts
• Unterstützung des Vorstands in allen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und ggf. Protokollführung
• Inhaltliche Unterstützung bei der Erstellung von Verträgen, insbesondere für den Technologietransfer und bei der Administration von EU-Projekten
• Unterstützung bei der Planung und Durchführung von Projekten, u.a. Mitwirkung in Digitalisierungsprojekten und der Optimierung von Arbeitsabläufen
• Übernahme von Sonderaufgaben, z.B. im Vertragsmanagement
• Vertretung für das Reise- und Veranstaltungsmanagement

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsrechtliche Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Affinität zum Umgang mit Zahlen in Verbindung mit Rechtsvorschriften
• Souveräner Umgang mit den aktuellen MS Office-Produkten
• Strukturierte, sorgfältige und zielorientierte Arbeitsweise
• Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie sicheres und freundliches Auftreten
• Sichere orthographische Fertigkeiten sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Wir bieten

• Abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen und interdisziplinären Arbeitsumfeld
• Bezahlung entsprechend des TV-L EG 8
• Teilnahme an der betrieblichen Altersversorgung (VBL)
• Flexible Arbeitszeit mit Arbeitszeiterfassung und Gleitzeitkonto
• Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie der Option des mobilen Arbeitens
• Unterstützung bei der Kindergartenplatzsuche, kostenlose Parkplätze, Job-Ticket, vermögenswirksame Leistungen, Weiterbildungsmöglichkeiten

Rahmenbedingungen

Das Leibniz-Institut für Oberflächenmodifizierung (IOM) erforscht neue Funktions- und Präzisionsoberflächen für Anwendungen von hoher gesellschaftlicher Relevanz und innovative Technologien. Dabei liegt ein Fokus auf grundlegenden physikalischen und chemischen Prozessen unter Benutzung von Ionen, Elektronen, Plasmen und Photonen. Wir sind Teil der Leibniz-Gemeinschaft, einer der vier großen außeruniversitären Wissenschaftsorganisationen mit 96 Instituten in Deutschland.

Wir suchen zur Verstärkung unseres Teams zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine kompetente, aufgeschlossene Persönlichkeit. Wir bieten Ihnen eine Beschäftigung in Vollzeit (40 Stunden – die Option der Teilzeitbeschäftigung besteht mit mind. 75%) mit einer Befristung auf vorläufig zwei Jahre an. Eine unbefristete Weiterbeschäftigung wird angestrebt.

Schwerbehinderte werden bei gesundheitlicher und fachlicher Eignung bevorzugt berücksichtigt. Falls Sie spezielle Anpassungen in Ihrem Arbeitsumfeld für ein inklusives Arbeiten benötigen, sprechen Sie uns gerne an.

Das IOM legt Wert auf die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern und fordert deshalb qualifizierte Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie wird gezielt gefördert.

Bewerbung

Bewerbungsunterlagen oder Rückfragen senden Sie bitte bis 07.10.2026 an mit der ID: 27-2027-Assistenz in einer zusammengeführten PDF-Datei.

Der/ die Bewerber/in erklärt sich mit der Speicherung/ Verarbeitung personenbezogener Daten (Art.13 DSGVO) zweckgebunden zur Bewerberauswahl einverstanden.