Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft. Gesucht wird einen Vorstandsassistentin mit Projektmanagementaufgaben in Vollzeit zur Unterstützung des Vorstands und zur Mitgestaltung strategischer Themen.

Hauptaufgaben

Vorstandsunterstützung & Assistenz (ca. 50%):

• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
• Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
• Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
• Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld

Projektmanagement & strategische Mitgestaltung (ca. 50%):

• Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z.B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation, Bau- und Infrastruktur)
• Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
• Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
• Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
• Erfahrung im Projektmanagement
• Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
• Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
• Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
• Hohe IT-Affinität sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
• Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Hamburg
• Befristung: Zunächst auf zwei Jahre befristet, eine Entfristung wird angestrebt
• Arbeitszeit: Vollzeit, teilzeitgeeignet (mindestens 80 %)
• Vergütung: Entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzliche Altersvorsorge (VBL)
• Urlaub: 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Zusatzleistungen: Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung), Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket, Angebote zur Gesundheitsprävention (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH), Zuschuss zur Kantinennutzung