Verwaltungsmitarbeiter:in mit Schwerpunkt digitale Prozesse und Terminmanagement (m/w/d)

Digitale Prozesse im Blick. Menschen im Mittelpunkt.

Die SyltKlinik ist eine Rehabilitationsklinik für Familien mit einem an Krebs erkrankten Kind. Wir begrüßen alle vier Wochen 110 neue Gäste. Etwa 90 Mitarbeitende begleiten die Familien während ihres Aufenthalts. Damit Termine, Belegung und Verwaltungsabläufe zuverlässig ineinandergreifen, arbeiten wir mit digitalen Terminplanungs- und Verwaltungssystem.

Deine Aufgaben

Du übernimmst eine zentrale Rolle in unserer Verwaltung und sorgst dafür, dass unsere digitalen Planungs- und Verwaltungsprozesse zuverlässig funktionieren.

• Du betreust unseren digitalen Therapieplaner administrativ, pflegst die erforderlichen Grundlagen und sicherst dessen Funktionsfähigkeit im laufenden Betrieb.
• Du unterstützt die Anwender:innen, gehst Unstimmigkeiten und Fehlern systematisch nach und wirkst an deren Behebung mit.
• Du dokumentierst Abläufe, Systemeinstellungen und Arbeitshilfen und entwickelst die Prozesse gemeinsam mit den Fachbereichen weiter.
• Du wirkst im Belegungsmanagement mit und übernimmst dort Vertretungsaufgaben.
• Du bearbeitest kostenträgerbezogene Vorgänge, insbesondere im Zusammenhang mit Beihilfe, privater Krankenversicherung und vergleichbaren Fragestellungen.
• Du übernimmst Vertretungsaufgaben in der Reha-Abrechnung und unterstützt bei Bedarf bei weiteren Verwaltungsabläufen.
• Du übernimmst vertretungsweise administrative Aufgaben im Clinic Planner, unserer Personalzeitverwaltungssoftware für An- und Abwesenheiten, Dienstpläne, Urlaub und Zeitkonten.

Wichtig: Du verantwortest die administrative Funktionsfähigkeit des digitalen Therapieplaners. Die fachliche Therapieplanung und die Entscheidung über individuelle Therapien verbleiben in den zuständigen Bereichen.

Das bringst Du idealerweise mit

• Eine abgeschlossene Ausbildung als Medizinische:r Fachangestellte:r, im kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation. Auch Bewerber:innen mit einem anderen passenden beruflichen Hintergrund sind willkommen.
• Erfahrung mit Datenbanken oder digitalen Planungssystemen, zum Beispiel aus dem Praxismanagement, einem Klinikinformationssystem, einer Buchungssoftware oder einem vergleichbaren Arbeitsumfeld.
• Eine strukturierte, genaue und terminsichere Arbeitsweise sowie Freude daran, komplexe Abläufe zu verstehen und zu verbessern.
• Kommunikationsstärke, interdisziplinäre Teamfähigkeit und einen zugewandten, dienstleistungsorientierten Umgang mit unseren Gästen und Kolleg:innen.
• Die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Anforderungen den Überblick zu behalten und Prioritäten zu setzen.
• Bereitschaft, Dich gründlich in die vielfältigen, interdisziplinären Arbeitsprozesse und digitalen Systeme der SyltKlinik einzuarbeiten und fortlaufend weiterzulernen.
• Sichere deutsche Sprachkenntnisse in Wort und Schrift.

Vorerfahrung im klinischen Bereich ist nicht erforderlich. Entscheidend sind Deine Erfahrung mit digitalen Arbeitsprozessen, Deine Genauigkeit und Deine Bereitschaft, Verantwortung in einer vielseitigen Verwaltungsfunktion zu übernehmen.

Das bieten wir Dir

• Einen unbefristeten Arbeitsvertrag mit einem attraktiven Gehalt in Anlehnung an den TVöD Bund und einem vollen 13. Monatsgehalt.
• 30 Tage Urlaub.
• Ein kostenfreies Deutschlandticket.
• Vergünstigtes Frühstück, Mittag- und Abendessen, meist in Bioqualität und immer mit vegetarischen Angeboten.
• Ein monatliches steuerfreies Guthaben in Form einer EDENRED-Karte.
• Kurze Entscheidungswege, direkte Kommunikation und die Möglichkeit, digitale Prozesse in der SyltKlinik aktiv mitzugestalten.