Verwaltungskraft (m/w/d) im Schulsekretariat (Sekretär/in)

Universitätsklinikum Würzburg – Würzburg

Kurzbeschreibung der Position

Verwaltungskraft im Schulsekretariat am Staatlichen Beruflichen Schulzentrum für Gesundheitsberufe Würzburg.

Hauptaufgaben

  • Führung des Schulsekretariats inklusive der Annahme und Weiterleitung von Anrufen, der Terminvereinbarung und Regelung des Besucherverkehrs sowie der Bearbeitung von Korrespondenz und der Post
  • Kontinuierliche Aktualisierung und Anpassung von Daten im Schulverwaltungsprogramm planACAD
  • Unterstützung in der Haushaltsführung und der Verwaltung des Schulbudgets
  • Einsatzplan- und Fehlzeitenverwaltung der Schülerinnen und Schüler
  • Planung und Vorbereitung von Besprechungen, Telefonkonferenzen und schulischen Veranstaltungen
  • Organisation von Abläufen im Schulalltag (z. B. Abschlussprüfungen, Bewerbungs- und Auswahlverfahren)
  • Unterstützung der Lehrkräfte sowie Bearbeitung aller Anfragen der Schülerinnen und Schülern
  • Archivverwaltung und Aufsicht über Ordnungsstrukturen an der Schule

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (mit Berufserfahrung in einem Sekretariat mit unterschiedlichen Personengruppen und innerhalb einer großen Organisation)
  • Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit MS-Office und insbesondere die Bereitschaft, sich in unser umfangreiches Schulverwaltungsprogramm einzuarbeiten
  • Die Bereitschaft, sich in organisatorische und schulrechtliche Fragestellungen einzuarbeiten, um Auskünfte erteilen zu können
  • Hohe Belastbarkeit, absolute Zuverlässigkeit, Flexibilität und Teamfähigkeit
  • Organisationstalent sowie eine strukturierte, sorgfältige und prozessorientierte Arbeitsweise
  • Identifikation mit den im Schulleben anfallenden Arbeitsprozessen
  • Freude im Umgang mit unterschiedlichen Personengruppen und hohe soziale Kompetenz

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Attraktive Bezahlung nach TV-L inkl. Jahressonderzahlung
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Aus- und Weiterbildung in der eigenen Akademie
  • Betriebliche Altersvorsorge
  • Betriebssportangebote
  • Betriebskindertagesstätte mit verlängerten Öffnungszeiten
  • Sehr gutes Betriebsklima in einem hochmotivierten und kollegialen Team
  • Anspruchsvolles, vielfältiges und entwicklungsfähiges Aufgabengebiet
  • Jobrad
  • Mitarbeiter Angebote
  • Urlaub kann grundsätzlich nur während der Schulferien eingebracht werden.
  • Die Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit regelt die Schulleitung; angedacht ist eine Verteilung der wöchentlichen Arbeitszeit auf fünf Tage pro Kalenderwoche (Montag bis Freitag ab 07:30 Uhr).