Vergabe Ersatzbeschaffung Seminarmanagementsoftware und CRM

BEKANNTMACHUNG

„Ersatzbeschaffung Seminarmanagementsoftware SemiCRM-26-09“

Auftraggeber

Deutsche Aidshilfe e. V. (DAH) Wilhelmstraße 138 10963 Berlin

Kontaktstelle für Bieterfragen: Vergabestelle der Deutschen Aidshilfe e. V.

Auffordernde Stelle: Deutsche Aidshilfe e. V., Wilhelmstraße 138, 10963 Berlin

Zuschlagserteilende Stelle: Deutsche Aidshilfe e. V., Wilhelmstraße 138, 10963 Berlin

Einreichungsstelle: Deutsche Aidshilfe e. V.; Angebote ausschließlich per E-Mail

Art und Umfang der zu vergebenden Leistung

Bereitstellung und Betrieb einer cloudbasierten Seminarmanagementsoftware als Software as a Service (SaaS) zur bundesweiten Organisation und Verwaltung der Seminare und Veranstaltungen der Deutschen Aidshilfe (DAH) mit einer integrierten Adressverwaltung (CRM), deren Funktionsumfang durch Konfiguration und individuelle Anpassungen (Customizing) ergänzt wird und bei Bedarf weiter ergänzt werden kann.

Die Seminarmanagementsoftware muss sämtliche Prozesse von der Veröffentlichung und Pflege der Veranstaltungsangebote über eine Pflege von Adressdaten (CRM) inkl. Kommunikationsmöglichkeiten bis hin zur Nachbereitung und Auswertung in einer integrierten Gesamtlösung abbilden.

Die Lösung ist auf ein Volumen von derzeit rund 500 Seminaren und 5.000 Teilnehmenden pro Jahr auszulegen.

Zum Leistungsumfang gehören insbesondere:

• Bereitstellung der Software einschließlich Hosting
• Einrichtung und erforderliches Customizing;
• Pflege, Wartung, Updates und Weiterentwicklung;
• telefonischer sowie E-Mail-Support;
• Migration der bestehenden Datensätze in das neue System;
• Durchführung von mehreren flexiblen Schulungsformaten für bis zu 20 Mitarbeiter*innen mit einer Gesamtlänge von insgesamt 8 Stunden.
• Bereitstellung dokumentierter Schnittstellen zu aidshilfe.de und CleverReach.

Vertragsgrundlage:

• EVB-IT Cloudvertrag
• Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

Grundlaufzeit: 24 Monate; zwei Verlängerungsoptionen um jeweils weitere 24 Monate, maximale Vertragslaufzeit 72 Monate (vorbehaltlich der Zuwendungsgewährung).

Die Leistung wird nicht in Lose aufgeteilt.

Details sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Nebenangebote werden nicht zugelassen.

Ort der Leistung

Berlin sowie remote; Bereitstellung der Software als webbasierte SaaS-Lösung (NUTS-Code DE300 – Berlin).

Ausführungsfrist

Vorgesehener Vertragsbeginn ist unmittelbar nach Zuschlagserteilung am 3. November 2026. Die vollständige Betriebsbereitschaft ist spätestens bis zum 11. Januar 2027 herzustellen; der Produktivbetrieb ist ab dem 15. Januar 2027 vorgesehen. Die Grundlaufzeit beträgt 24 Monate. Es bestehen zwei Verlängerungsoptionen um jeweils weitere 24 Monate; die maximale Vertragslaufzeit beträgt 72 Monate. Beauftragung und Verlängerungen stehen unter dem Vorbehalt der Zuwendungsgewährung.

Bereitstellung der Vergabeunterlagen/ Auskünfte

Die Vergabeunterlagen können ab Veröffentlichung unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt abgerufen werden.

Fragen sind ausschließlich per E-Mail zu richten. Die Frist für Bieterfragen endet am 05. Oktober 2026 um 17:00 Uhr. Die voraussichtlich letzte Veröffentlichung von Antworten erfolgt am 08. Oktober 2026. Veröffentlichte Bieterinformationen und Änderungen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist selbstständig unter Bieterfragen-SemiCRM-26-09 abzurufen.

Einreichen der Angebote

• Schlusstermin für den Angebotseingang: 12.10.2026, 15:00 Uhr
• Form: ausschließlich in Textform per E-Mail
• Einreichungsstelle: per E-Mail
• Bindefrist: 27.11.2026
• Das vollständige Angebot ist in einer einzigen E-Mail einzureichen; die Gesamtgröße sämtlicher Anhänge darf 15 MB nicht überschreiten. Uploadlinks sind unzulässig.
• Zugelassene Dateiformate: PDF beziehungsweise PDF/A; XLSX für das Preisblatt; DOCX ausschließlich für bereitgestellte Formulare. Ausführbare Dateien, aktive Makros, passwortgeschützte Dateien sowie verschlüsselte oder komprimierte Archive sind nicht zugelassen.
• Verbindlicher Betreff: ANGEBOT – NICHT VOR ABLAUF DER ANGEBOTSFRIST ÖFFNEN | SemiCRM-26-09 | "Name des Bieters"

Wesentliche Zahlungsbedingungen/Sicherheitsleistungen

Wesentliche Zahlungsbedingungen sind in den Vergabeunterlagen genannt.

Sicherheitsleistungen werden nicht gefordert.

Mit dem Angebot vorzulegende Angaben, Erklärungen und Nachweise

Eignung:

• Eigenerklärung entsprechend §§ 123, 124 GWB (Anlage 9)
• Eigenerklärung Datenschutz (Anlage 10)
• Nachweis der Berufs- oder Handelsregistereintragung, soweit für den Bieter einschlägig
• Nachweis einer Betriebs- beziehungsweise Berufshaftpflichtversicherung, die insbesondere Vermögensschäden mit einer Deckungssumme von mindestens 500.000 Euro je Schadensfall abdeckt, oder Bestätigung eines Versicherungsunternehmens, dass der Versicherungsschutz im Zuschlagsfall entsprechend hergestellt wird.
• Formlose Eigenerklärung zur wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
• Formlose Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Zahlung von Steuern und Sozialabgaben
• Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten fünf Jahren; mindestens eine Referenz muss eine Datenmigration und mindestens eine Referenz einen mindestens zwölfmonatigen produktiven Betrieb einschließlich Pflege und Support nachweisen. Die weiteren Angaben je Referenz ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen und dem Referenzformblatt.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit:

• Bestehen des Unternehmens über eine Dauer von mind. 5 Jahren.
• Ein für die Leistungserbringung dauerhaft verfügbares Team aus mindestens vier fachkundigen Personen, das gemeinsam die Bereiche Entwicklung beziehungsweise Konfiguration, Einführung und Datenmigration sowie Support und Betrieb abdeckt; für Entwicklung und Support müssen mindestens drei fachkundige Personen zur Verfügung stehen,
• eine belastbare Vertretungsregelung, durch die Einführung, Migration, Betrieb und deutschsprachiger Support ohne Abhängigkeit von einer einzelnen Person sichergestellt werden,
• eine feste deutschsprachige Ansprechperson sowie eine benannte Vertretung mit Sprachkenntnissen mindestens auf C1-Niveau,
• Erfahrung mit der Einführung, dem Customizing, der Migration und dem laufenden Betrieb der angebotenen oder einer technisch und funktional vergleichbaren Standardsoftware im Bereich Seminar, Veranstaltungs- oder CRM-Management,
• Nachweis, dass die angebotene Standardsoftware bei mindestens drei Kund*innen produktiv eingesetzt wird und für die vorgesehene Vertragslaufzeit gepflegt und weiterentwickelt werden kann.
• Performance-Nachweis, aus dem hervorgeht, dass die angebotene Lösung hinsichtlich Datendurchsatz, Antwortzeiten und Verarbeitungskapazität für den vorgesehenen Einsatzzweck geeignet ist.

Weitere Unterlagen:

• Preisblatt, vollständig und zweifelsfrei ausgefüllt und unterschrieben (Anlage 3)
• Leistungsbeschreibung unterschrieben (Anlage 1)
• Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 11)
• Konzept zur Leistungserbringung
• Verbindliche Bestätigung der Ausführungsfristen: Vertragsbeginn unmittelbar nach Zuschlagserteilung, vollständige Betriebsbereitschaft bis zum 11. Januar 2027 und Produktivbetrieb ab dem 15. Januar 2027.
• Bereitstellung einer Testumgebung: Zugangsdaten und gegebenenfalls kurze Nutzungshinweise; der kostenfreie Zugang ist spätestens mit Ablauf der Angebotsfrist bereitzustellen und bis zum Ende der Bindefrist unverändert verfügbar zu halten.

Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste wertbare Angebot anhand des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses erteilt. Insgesamt können 100 Wertungspunkte erreicht werden: Preis 40 Punkte, Qualität des schriftlichen Angebots 35 Punkte sowie praktische Softwarequalität in der Testumgebung mit Verifizierung durch Online-Präsentation 25 Punkte. Die Einzelheiten ergeben sich aus den Vergabeunterlagen, insbesondere aus dem Aufgabenkatalog (Anlage 6) und der Bewertungsmatrix (Anlage 7).

Sonstiges

• Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
• Das Angebot und die gesamte Korrespondenz mit dem Auftraggeber sind in deutscher Sprache abzufassen.
• Verhandlungen über Angebote oder Preise finden nicht statt.

Bietergemeinschaften

Im Angebot sind jeweils die Mitglieder sowie eines der Mitglieder als bevollmächtigter Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zu benennen. Eine Darstellung der einzelnen Zuständigkeiten ist dem Angebot beizufügen.

Die Eigenerklärung entsprechend §§ 123, 124 GWB ist von allen Mitgliedern der Bietergemeinschaft abzugeben. Fachliche Eignungsnachweise (sofern gefordert) sind mindestens von demjenigen Mitglied zu erbringen, das die betreffende (Teil-) Leistung ausführen soll.

Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft oder Veränderung ihrer Zusammensetzung wird nicht zugelassen.

• Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, holt die Auftraggeberin vor Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister ein.