Vergabe Drupal-Wartung und Weiterentwicklung

Öffentliche Ausschreibung

„Drupal-Wartung und Weiterentwicklung – DAH-Drupal-2026“

Auftraggeberin

Deutsche Aidshilfe e. V. (DAH)
Wilhelmstraße 138
10963 Berlin

Art und Umfang der zu vergebenden Leistung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen über die technische Übernahme, laufende Pflege, Wartung, Unterstützung und bedarfsgerechte Weiterentwicklung der Drupal-Systemlandschaft der Deutschen Aidshilfe einschließlich der gemeinsamen Wissensplattform und der Progressive Web App (PWA).

Die Systemlandschaft umfasst nach derzeitiger Planung zwölf produktive, zielgruppenspezifische Drupal-Webangebote auf Grundlage von Drupal 11 mit einer gemeinsamen Wissens- und Datenbasis sowie zugehörige Entwicklungs- und Testumgebungen. Die PWA befindet sich in einer frühen technischen Entwicklungsphase.

Zum Leistungsumfang gehören insbesondere:

• technische Bestandsaufnahme und Übernahme der Systeme, Zugänge, Repositories und Dokumentationen sowie Übergang in den Regelbetrieb,
• Pflege von Drupal und eingesetzten Komponenten, Sicherheitsupdates, Support, Ticketbearbeitung, Fehleranalyse sowie Release- und Deploymentunterstützung,
• fünf Inklusivstunden je Vertragsmonat für kleinere Weiterentwicklungen; als unverbindlicher Erfahrungswert werden durchschnittlich 60 Tickets pro Kalenderjahr zugrunde gelegt,
• Bereitstellung beziehungsweise Betreuung der Entwicklungs- und Testumgebungen,
• bedarfsabhängig abrufbare Entwicklung und Beratung insbesondere zu Drupal, PWA, Schnittstellen, Suche, SEO/GEO, Barrierefreiheit, UX und Sicherheit,
• verbindliche Wahl eines der drei vorgesehenen Hostingmodelle für die vollständige Systemlandschaft; ein vollständiges oder teilweises Eigenhosting wird nicht gesondert vergütet.

Vertragsgrundlage

• EVB-IT Erstellungsvertrag in der bei Veröffentlichung vorgesehenen Fassung 2.0.0 einschließlich EVB-IT Erstellungs-AGB und Anlagen,
• Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung einschließlich technischer und organisatorischer Maßnahmen,
• Grundlaufzeit von 24 Monaten mit drei Verlängerungsoptionen von jeweils zwölf Monaten; maximale Gesamtlaufzeit 60 Monate.

Die Leistung wird nicht in Lose aufgeteilt. Nebenangebote und mehrere Hauptangebote eines Bieters sind nicht zugelassen.

Ort der Leistung

Leistungsort ist der Sitz der Auftraggeberin in Berlin. Die Leistungen können im vereinbarten Umfang remote erbracht werden. Für vom Auftragnehmer bereitgestellte Hosting-, Backup- und Wiederherstellungsleistungen gelten die Standort-, Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen der Vergabeunterlagen.

Ausführungsfrist

Vertragsbeginn und Beginn der Übernahmephase ist der 2. November 2026. Die vollständigen Abnahmeunterlagen und die Bestätigung der Betriebsbereitschaft sind bis zum 16. Dezember 2026, 10:00 Uhr, digital in Textform vorzulegen. Die Abnahmeentscheidung ist für den 17. Dezember 2026 vorgesehen; die vollständige Betriebsverantwortung beginnt am 18. Dezember 2026.

Bereitstellung der Vergabeunterlagen/Auskünfte

Die Vergabeunterlagen können unentgeltlich, uneingeschränkt und vollständig abgerufen werden. Bitte im Betreff „Anforderung Vergabeunterlagen DAH-Drupal-2026“ angeben.

Fragen sind ausschließlich per E-Mail zu richten. Die Frist für Bieterfragen endet am 12. Oktober 2026 um 10:00 Uhr. Die voraussichtlich letzte Veröffentlichung von Antworten erfolgt am 14. Oktober 2026. Veröffentlichte Bieterinformationen und Änderungen sind bis zum Ablauf der Angebotsfrist selbstständig abzurufen.

Einreichen der Angebote

• Schlusstermin für den Angebotseingang: 16. Oktober 2026, 12:00 Uhr
• Form: ausschließlich elektronisch
• Angebotssprache: Deutsch
• Bindefrist: 15. November 2026
• Geplanter Zuschlag: 26. Oktober 2026

Das Preisblatt ist im unveränderten XLSX-Format einzureichen. Konzept, ausgefüllte Formblätter E1 bis E9 und ergänzende Nachweise sind als durchsuchbare PDF-Dateien einzureichen. Der zulässige Gesamtumfang der als PDF einzureichenden Angebotsunterlagen beträgt höchstens 15 MB.

Wesentliche Zahlungsbedingungen/Sicherheitsleistungen

Die wesentlichen Zahlungsbedingungen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen.

Der Festpreis für die technische Übernahme wird nach Abnahme und Zugang einer prüffähigen Rechnung fällig; die Zahlungsfrist beträgt 30 Kalendertage. Angebotene Pauschalen sowie Stunden- und Tagessätze gelten unverändert für die gesamte Vertragslaufzeit einschließlich der Verlängerungsoptionen.

Gesonderte Sicherheitsleistungen werden nicht verlangt.

Mit dem Angebot vorzulegende Angaben, Erklärungen und Nachweise

1. Eignung

• Anlage E1 – Eigenerklärung zu Ausschlussgründen gemäß §§ 123 und 124 GWB und gegebenenfalls zu Selbstreinigungsmaßnahmen,
• Anlage E2 – Eigenerklärung zu Steuern, Abgaben, Sozialversicherung und Mindestlohn,
• Anlage E3 – Angaben zum Berufs- oder Handelsregister,
• Anlage E4 – Eigenerklärung zur Auftragsausführung sowie zu umwelt-, sozial- und arbeitsrechtlichen Verpflichtungen und EU-Sanktionen,
• Anlage E7 – mindestens drei vergleichbare Referenzaufträge. Insgesamt müssen eine Drupal-10/11-Systemlandschaft, mindestens zwölf Monate Pflege und Support sowie eine PWA, Headless-/Decoupled-Drupal-Lösung, API-basierte Webanwendung oder technisch vergleichbare Lösung nachgewiesen werden. Mindestens eine Referenz muss ein gemeinwohlorientiertes, gesundheitsbezogenes oder vergleichbar stakeholderintensives Umfeld anhand von mindestens zwei der festgelegten Merkmale belegen,
• Anlage E5 – mindestens vier tatsächlich verfügbare Schlüsselpersonen. Technische Leitung und Vertretung müssen von zwei verschiedenen Personen wahrgenommen werden. Die technische Leitung benötigt mindestens fünf Jahre einschlägige Erfahrung und zwei vergleichbare Drupal-Projekte; die Vertretung mindestens drei Jahre Erfahrung und ein vergleichbares Drupal-Projekt. Mindestens zwei Personen müssen für Support und Vertretung verfügbar sein, mindestens eine Schlüsselperson muss SEO-, GEO- und KI-Kompetenz nachweisen,
• aktuelle Drupal-Entwicklungskompetenz von mindestens zwei verschiedenen benannten Personen durch anerkannte oder gleichwertige Zertifizierungen beziehungsweise gleichwertige praktische Projektnachweise,
• Anlage E9 – aktueller Status als Drupal Certified Partner Level Bronze oder höher oder ein nach Anlage E9 gleichwertiger Nachweis organisatorischer Drupal-Kompetenz und Community-Einbindung,
• Anlage E6 – Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 500.000 EUR Deckung je Versicherungsfall und mindestens 1.EUR Jahreshöchstleistung oder verbindliche Erklärung, den Versicherungsschutz spätestens zum Vertragsbeginn herzustellen,
• Anlage E8 sowie – bei Eigen- oder Dritthosting – gültiger Nachweis nach ISO/IEC 27001:2022 oder ein gleichwertiger Nachweis für sämtliche eingesetzten Hosting-, Backup- und Wiederherstellungsstandorte und Dienste.

2. Weitere Angebotsbestandteile

• Anlage A1 – verbindliches, eigenhändig unterzeichnetes Angebotsanschreiben als vollständiger Scan,
• Preisblatt_DAH_Drupal_2026 im unveränderten XLSX-Format,
• auftragsbezogenes Konzept zur Auftragsausführung, gegliedert nach den drei Qualitätsblöcken; höchstens acht DIN-A4-Seiten zuzüglich Deckblatt und Inhaltsübersicht,
• verbindliche Wahl und Darstellung des Hostingmodells einschließlich vollständig ausgefüllter Vertragsanlage 1a,
• vollständig ausgefüllte Formblätter E1 bis E9 und die darin geforderten Angaben und Nachweise,
• bei Bedarf Erklärungen der Bietergemeinschaft, Unterauftragnehmerangaben und Verpflichtungserklärungen zur Eignungsleihe.

Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste wertbare Angebot mit der höchsten Gesamtpunktzahl erteilt. Die Gewichtung beträgt 70 % Preis und 30 % Qualität des Konzepts zur Auftragsausführung.

Das Konzept wird in den Qualitätsblöcken A – Auftragsstart, Transition und Betriebsbereitschaft, B – Regelbetrieb, Support und Sicherheit sowie C – Projektorganisation und Wissenstransfer bewertet. Jedes Angebot muss mindestens 15 von 30 Qualitätspunkten insgesamt und mindestens 4 von 10 Punkten in jedem Qualitätsblock erreichen. Die Bewertungsmatrix und der vollständige Wertungsmaßstab sind den Bewerbungsbedingungen zu entnehmen.

Sonstiges

• Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
• Das Angebot und die gesamte Kommunikation im Vergabeverfahren sind in deutscher Sprache abzufassen.
• Änderungen an den Vergabeunterlagen, eigene Vertragsbedingungen, abweichende Zahlungsbedingungen und nicht zugelassene Vorbehalte sind unzulässig.
• Für Angebotserstellung, Teilnahme, Rückfragen, Aufklärungen und Aufwandsschätzungen wird keine Vergütung gezahlt.

Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Bietergemeinschaften sind Einzelbietern gleichgestellt. Sie haben ein bevollmächtigtes Mitglied zu benennen, die Aufgabenverteilung darzustellen und gesamtschuldnerisch zu haften. Vorgesehene Unterauftragnehmer sind mit ihren Leistungsteilen anzugeben. Bei Eignungsleihe ist die tatsächliche Verfügbarkeit der erforderlichen Mittel durch Verpflichtungserklärung nachzuweisen. Personenbezogene oder organisationsbezogene Erfahrung kann nur herangezogen werden, wenn die betreffenden Personen beziehungsweise Unternehmen die entsprechende Leistung tatsächlich ausführen.

Wettbewerbsregister

Soweit die Auftraggeberin rechtlich verpflichtet oder berechtigt ist, nimmt sie vor Zuschlag eine Abfrage des Wettbewerbsregisters vor. Eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister ist vom Bieter nicht einzureichen.