Teamassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Forschenden bei administrativen und organisatorischen Prozessen

Kurzbeschreibung der Position

Als Teamassistenz (m/w/d) unterstützen Sie die Forschenden bei administrativen und organisatorischen Prozessen.

Hauptaufgaben

• Erledigung von Verwaltungs-, Organisations- und Kommunikationsaufgaben sowie Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Planung und Organisation von Reisen der Forschenden, sowie Terminmanagement
• Unterstützung bei Recruiting und Onboarding neuer Mitarbeiter in den Forschungsgruppen
• Organisation von Kolloquien und Gastwissenschaftler Aufenthalten
• Organisation wissenschaftlicher Meetings und Vorträge, einschließlich Budgetplanung
• Sprachmittlung, Übersetzungen und Protokollführung von Meetings in Deutsch oder Englisch
• Pflege von Datenbanken mit wissenschaftlichen Leistungsdaten
• Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
• Mitarbeit bei der Optimierung von Prozessen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Erforderlich ist eine Sozial- und Methodenkompetenz (Problemanalyse, konzeptionelle und lösungsorientierte Arbeitsweise, Arbeitsmethodik etc.), wie sie durch eine mind. 3 - jährige Ausbildung oder ein Bachelorstudium vermittelt wird, gekoppelt mit nachweisbarem Interesse für Verwaltungsprozesse und Office Management
• Berufserfahrung in vergleichbarer Tätigkeit, idealerweise in einer Forschungseinrichtung oder Hochschule
• Sehr gute englische Sprachkenntnisse, mind. B2 Niveau
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation sowie Fundierte Anwenderkenntnisse der digitalen Datenverarbeitung, idealerweise Erfahrung mit Datenbanken
• Interkulturelle Kompetenz, Teamfähigkeit und ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Eine abwechslungsreiche und vielseitige Tätigkeit in einem motivierten Team, welches Sie bei der Einarbeitung optimal begleitet und unterstützt – sowie ein internationales Arbeitsumfeld, eingebettet in den Beutenberg-Campus in Jena
• Arbeitsvertrag entsprechend dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) mit langfristiger Perspektive. Die Stelle soll in Teilzeit mit 20 Wochenstunden besetzt werden (4-Tage Arbeitszeitmodell ist möglich)
• Vergütung entsprechend TV-L je nach Qualifikation und Erfahrung, eine zusätzlichen Jahressonderzahlung (Weihnachtsgeld), 30 Arbeitstage Urlaub pro Kalenderjahr, arbeitsfreie Tage am 24./31.12., Leistungsprämiensystem und eine attraktive betriebliche Altersvorsorge bei der Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL)
• Flexible Arbeitszeitmodelle: Gleitzeit, Mobile Arbeit, ein familienfreundliches Arbeitsumfeld, welches eine gesunde Work-Life Balance ermöglicht, Betriebliches Gesundheitsmanagement
• Talente zu fördern, ist uns ein Anliegen. Wir unterstützen bei verschiedenen Qualifizierungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Nutzung der Haufe Wissensdatenbanken und der Haufe-Lernplattform mit zahlreichen verschiedenen Online-Kursen