Team Assistant (m/f/d) 50-60% (Job Share)

Max Planck Institute for Intelligent Systems, Stuttgart – Stuttgart

Kurzbeschreibung der Position

Unterstützung des Direktors (Dr. Katherine J. Kuchenbecker) und eines Teams von ca. 45 Personen.

Hauptaufgaben

  • Unterstützung von Dr. Kuchenbecker bei der Koordination des Instituts, wie z.B. Organisation von Teammeetings und Zuweisung von Büros.
  • Hauptansprechpartner zwischen der Institutsverwaltung und der Abteilung.
  • Administrative Vorbereitung der Einstellung neuer Teammitglieder sowie deren Einarbeitung.
  • Allgemeine Unterstützung des Teams bei der Arbeit im Institut und im Leben in Deutschland.
  • Sorgfältige Übersetzung von forschungsbezogenen Dokumenten aus dem Englischen ins Deutsche.
  • Unterstützung bei der Betreuung wissenschaftlicher Besucher durch Veröffentlichung von Informationen über Vorträge auf der Institutswebsite, Planung von Besucheragenden und Unterstützung bei der Reiseplanung.
  • Unterstützung von Dr. Kuchenbecker bei der Planung, Buchung und Abrechnung von Geschäftsreisen.
  • Organisation von Abteilungsevents wie interne Präsentationen, Feiern zur Verteidigung von Dissertationen, wissenschaftliche Retreats und Weihnachtsfeiern.

Qualifikationen und Fähigkeiten

Wir suchen eine zuverlässige, sorgfältige und vertrauenswürdige Person, die sich auf eine dynamische internationale Arbeitsumgebung freut. Die Max-Planck-Gesellschaft garantiert allen qualifizierten Bewerbern Chancengleichheit.

Bewerber sollten

  • eine Ausbildung als Fremdsprachensekretär/in oder einen gleichwertigen Abschluss oder Studiengang haben.
  • mit einer internationalen und interkulturellen Arbeitsweise vertraut sein und diese genießen.
  • ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Englisch (in Wort und Schrift) besitzen, da Englisch die Arbeitssprache der Abteilung ist.
  • ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch (in Wort und Schrift) besitzen, da Deutsch die Arbeitssprache der Verwaltung ist.
  • gute Kenntnisse der gängigen Computeranwendungen haben.
  • Berufserfahrung mit ähnlichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben; Vorerfahrung in einer Forschungsumgebung wäre von Vorteil.
  • eine freundliche und serviceorientierte Arbeitsweise haben.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Interessante, herausfordernde und abwechslungsreiche Aufgaben in einem aktiven Forschungsbereich.
  • Ein internationales Umfeld.
  • Möglichkeiten zur Weiterbildung.
  • Ein Gehalt entsprechend dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD Bund) und dem Tarifvertrag für die Bundesbesoldung (TV EntgO-Bund) gemäß Ihren Qualifikationen.
  • Ein zweijähriger Vertrag mit der Möglichkeit einer Verlängerung.
  • Ein Zuschuss zum Deutschland-Jobticket (ÖPNV).
  • Anschluss an eine Kindertagesstätte und die Möglichkeit zur Telearbeit, um Familie und Beruf in Einklang zu bringen.