Stiftungsassistenz (m/w/d)

Hans Weisser Stiftung – Hamburg

Aufgaben

  • Sie halten unsere Datenbank aktuell, pflegen die digitale Ablage und erstellen bei Bedarf Übersichten.
  • Die vorbereitende Buchhaltung ist bei Ihnen in kompetenten Händen und gemeinsam behalten wir die Liquidität im Blick.
  • Vorstands- und Gremiensitzungen bereiten Sie pünktlich vor und nach; als aufmerksame:r Zuhörer:in halten Sie die wesentlichen Ergebnisse strukturiert im Protokoll fest.
  • Fördervereinbarungen erstellen Sie gewissenhaft auf Basis bestehender Vorlagen.
  • Unser zentrales E-Mail-Postfach wird von Ihnen zuverlässig betreut und Sie haben Freude daran, für unsere Förderpartner:innen und externe Kontakte eine kompetente Ansprechperson zu sein.
  • An ca. 3-6 Terminen pro Jahr unterstützen Sie organisatorisch und praktisch die Durchführung von (Abend-)Veranstaltungen der Stiftung.
  • Gelegentliche Recherchen und einzelne Sonderaufgaben übernehmen Sie gern.

Anforderungsprofil

  • Wir suchen für unser Team eine Persönlichkeit, die gern im Hintergrund für Struktur und Verlässlichkeit sorgt und mit Überblick dazu beiträgt, dass alles gut ineinandergreift. Mit folgenden Eigenschaften und Kenntnissen passen Sie besonders gut zu uns und dieser Rolle:
  • Ihre Genauigkeit und Ihr gutes Gespür für Zahlen zeichnen Sie aus, eine kaufmännische Ausbildung ist hierbei von Vorteil.
  • Ihnen ist Ordnung in Daten und Unterlagen wichtig – Vertraulichkeit ist für Sie selbstverständlich.
  • Sie haben einen Blick dafür, was als Nächstes ansteht und die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich umzusetzen, um so der Geschäftsführung den Rücken freizuhalten.
  • Ihre Kommunikation ist freundlich, souverän und verbindlich (fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift setzen wir voraus) und Sie haben keine Scheu vor dem Kontakt mit vielfältigen Zielgruppen.
  • Im Umgang mit gängigen IT-Anwendungen (insbesondere Excel, Outlook, Datenbanken) sind Sie versiert und sind neugierig auf moderne digitale Tools und Themen.
  • Sie schätzen eine gute, pragmatische Zusammenarbeit und freuen sich mit uns auf ein unkompliziertes, angenehmes Miteinander, in der Regel persönlich vor Ort in unserem Büro in Altona.