Software Onlineberatung DAH 2027

Öffentliche Ausschreibung Software Onlineberatung DAH 2027

• Auftraggeberin: Deutsche Aidshilfe e. V. (DAH)
• Verfahrensart: Öffentliche Ausschreibung nach UVgO
• Auftragsart: Dienstleistungsauftrag für eine browserbasierte Beratungssoftware
• Angebotsfrist: 12. Oktober 2026 um 12:00 Uhr
• Geplanter Vertragsbeginn: 1. Januar 2027

Auftraggeberin und Kontakt

Deutsche Aidshilfe e. V. Vergabestelle Wilhelmstraße 138 10963 Berlin

E-Mail für Angebote und Verfahrensfragen: [entfernt]

Gegenstand des Auftrags

Die Deutsche Aidshilfe sucht eine datenschutzkonforme, browserbasierte Software für die Durchführung ihrer psychosozialen Onlineberatung. Der Auftrag umfasst die Bereitstellung und Implementierung der Software einschließlich Hosting, Pflege, Wartung, Support, Datenmigration, Schulungen und gegebenenfalls später beauftragter Weiterentwicklungen.

Die Plattform soll die Mailberatung, Einzelchats und Videoberatung sowie Dokumentation, Monitoring, Statistik, interne Kommunikation, Wissensmanagement, Datenschutz und Archivierung in einem System abbilden. Sie wird im Umfeld des Beratungsportals [entfernt] eingesetzt. Derzeit arbeiten etwa 25 geschulte Beraterinnen und zwei Administratorinnen mit dem System. Pro Jahr fallen ungefähr 3.000 Mailberatungen und 700 Einzelchatberatungen an.

Die Software muss langfristig erweiterbar sein und die spätere Integration einer datenschutzkonformen KI-Assistenz ermöglichen. Die Umsetzung einer solchen KI-Assistenz ist nicht Bestandteil der aktuellen Preiswertung.

Wesentlicher Leistungsumfang

• Bereitstellung und Implementierung einer webbasierten Beratungsplattform mit rollenbasiertem Berechtigungskonzept und Zwei-Faktoren-Authentifizierung für das Beratungsbackend
• Funktionen für Mail-, Chat- und Videoberatung einschließlich Beratungsdokumentation, Monitoring und auswertbarer Statistik
• interne Kurznachrichten, Gruppenchat, Forum, Dokumentenarchiv und Abwesenheitskalender
• responsive und barrierefreie Darstellung nach den in der Leistungsbeschreibung genannten Standards
• Hosting, Pflege, Wartung und Support werktags von Montag bis Freitag zwischen 10:00 und 17:00 Uhr per Telefon und E-Mail
• Migration von ungefähr 150 Foreneinträgen, 5.000 Mailberatungen und 1.500 Chatprotokollen
• zwei Online-Schulungen für die aktiven Beraterinnen mit jeweils ungefähr drei Stunden Dauer sowie eine Schulung für zwei bis drei Administratorinnen mit ungefähr drei Stunden Dauer
• Bereitstellung und laufende Aktualisierung geeigneter schriftlicher Hilfen, insbesondere eines Online-Handbuchs

Die vollständigen Mindestanforderungen ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung und der auszufüllenden Anforderungsliste.

Datenschutz und Informationssicherheit

Im System können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO verarbeitet werden, insbesondere Gesundheitsdaten sowie Daten zum Sexualleben oder zur sexuellen Orientierung. Die angebotene Lösung muss deshalb ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gewährleisten. Verbindlich sind insbesondere Verschlüsselung bei Übertragung und Speicherung, ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept, Datenschutz durch Technikgestaltung und datenschutzfreundliche Voreinstellungen, definierbare Löschfristen sowie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

Mit dem Angebot ist ein Datenschutzkonzept einzureichen. Es muss mindestens die Datenverarbeitungsprozesse und Systemarchitektur, die Schutzmaßnahmen für besonders sensible Daten, Anonymisierung und Pseudonymisierung, die technischen und organisatorischen Maßnahmen, Meldeverfahren bei Datenschutzverletzungen, Serverstandorte, Unterauftragsverarbeiter und die vorgesehenen Löschregelungen darstellen.

Vertragslaufzeit und Termine

Die Grundlaufzeit beträgt zwei Jahre. Die Auftraggeberin kann den Vertrag zweimal um jeweils ein weiteres Jahr verlängern. Die Vertragslaufzeit ist an die Förderung der Deutschen Aidshilfe durch Zuwendungen gebunden.

Die Software muss ab dem 1. Januar 2027 für alle Berater*innen nutzbar sein. Ein Testlauf und die erforderlichen Schulungen müssen vorher abgeschlossen sein.

Lose und Nebenangebote

Eine Aufteilung in Lose erfolgt nicht. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Eignung und einzureichende Unterlagen

Das Angebot muss vollständig sein und sämtliche in den Vergabeunterlagen geforderten Angaben, Erklärungen und Nachweise enthalten. Hierzu gehören insbesondere:

• Eigenerklärung entsprechend §§ 123 und 124 GWB gemäß Anlage 7
• vollständig ausgefülltes und eigenhändig unterschriebenes Preisblatt gemäß Anlage 3
• ausgefüllte Anforderungsliste zur Leistungsbeschreibung gemäß Anlage 1A
• Eigenerklärung zum Datenschutz gemäß Anlage 6
• Datenschutzkonzept gemäß Leistungsbeschreibung
• Nachweis von mindestens drei Mitarbeiter*innen für Entwicklung und Support sowie fachkundiger Ansprechpersonen für Datenschutzfragen
• formlose Eigenerklärung mit mindestens drei Referenzen aus der psychosozialen Beratung; die Referenzleistungen müssen hinsichtlich Inhalt, Preis und Aufwand jeweils mindestens mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbar sein

Das Angebot und der Schriftverkehr im Vergabeverfahren sind in deutscher Sprache abzufassen. Änderungen oder Ergänzungen der Vergabeunterlagen sowie die Einbeziehung eigener AGB sind unzulässig.

Zuschlagskriterium

Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste wertbare Angebot, das die verbindlichen Leistungs- und Eignungsanforderungen erfüllt. Maßgeblich ist der Preis. Die Berechnung und Wertung erfolgen anhand der im Preisblatt vorgegebenen Preispositionen und Berechnungsregeln.

Angebotsabgabe

Angebote können ausschließlich per Post, persönlich bei der Deutschen Aidshilfe oder per E-Mail eingereicht werden. Angebote per Fax sind nicht zugelassen. Die verbindlichen Formanforderungen ergeben sich aus den Bewerbungsbedingungen. Das Angebot ist eigenhändig durch Namensunterschrift zu unterzeichnen.

Postalisch oder persönlich eingereichte Angebote müssen als Angebot gekennzeichnet und in einem verschlossenen Umschlag eingereicht werden. Dieser ist in einem zweiten verschlossenen Umschlag an die oben genannte Vergabestelle zu richten.

Bei einer Einreichung per E-Mail muss der Betreff das Wort „Angebot“ enthalten. Die E-Mail ist an [entfernt] zu senden.

Fristen

• Letzter Termin für Bieterfragen: 7. Oktober 2026 um 12:00 Uhr
• Schlusstermin für den Angebotseingang: 12. Oktober 2026 um 12:00 Uhr
• Voraussichtliche Zuschlagserteilung: 19. Oktober 2026
• Ablauf der Bindefrist: 30. November 2026
• Nutzbarkeit der Software: ab 1. Januar 2027

Für die Wahrung der Angebotsfrist ist bei postalischer oder persönlicher Abgabe der Eingangsstempel der Deutschen Aidshilfe und bei Einreichung per E-Mail der dokumentierte Eingang auf dem Mailserver maßgeblich.

Bieterfragen und Auskünfte

Fragen zum Vergabeverfahren sind schriftlich per E-Mail an [entfernt] zu richten. Fragen und Antworten werden zur Wahrung der Gleichbehandlung unter folgender Adresse veröffentlicht:

Bieterfragen zur Ausschreibung Software Onlineberatung

Vertragsgrundlagen

Für den Auftrag gelten der EVB-IT Cloudvertrag gemäß Anlage 4, die EVB-IT Cloud AGB gemäß Anlage 5 und die Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung gemäß Anlage 9. Auf das Vergabeverfahren findet die Unterschwellenvergabeordnung in ihrer jeweils geltenden Fassung Anwendung. Die UVgO wird nicht Bestandteil des Vertrags; ein klagbares Recht auf ihre Anwendung besteht nicht. Ergänzend gilt die Verordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen.

Kosten und Vertraulichkeit

Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gezahlt. Die Vergabeunterlagen dürfen nur für die Angebotserstellung und im Zuschlagsfall für die Leistungserbringung verwendet werden. Interne Angelegenheiten der Deutschen Aidshilfe sind vertraulich zu behandeln; beteiligte Mitarbeiter*innen des Bieters sind entsprechend zu verpflichten.