(Senior) Mitarbeiter*in Finanzen & Controlling (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

PHINEO ist eine gemeinnützige Plattform für strategisches gesellschaftliches Engagement. Der Bereich Finanzen, Controlling, Organisation verantwortet als einer der Zentralbereiche das interne und externe Rechnungswesen, das Projektcontrolling sowie die Büroorganisation und Infrastruktur. Er bildet, in enger Zusammenarbeit mit dem Vorstand, die Basis für die finanzielle Stabilität und strategischen Entscheidungen von PHINEO.

Hauptaufgaben

• Buchhaltung: Unterstützung der externen Buchhaltungsprozesse sowie der Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse
• Debitorenmanagement: Verantwortung für die ordnungsgemäße Rechnungsstellung und Forderungsüberwachung sowie Steuerung von Mahnprozessen in Abstimmung mit externen Partner*innen
• Fördermittelmanagement: Erstellung und Prüfung von Mittelabrufen und Mittelverwendungsnachweisen
• Koordinierung und Support externer und interner Stakeholder: Korrespondenz mit Partner*innen, Behörden und ähnlichen Stellen im Kontext täglicher Verwaltungsprozesse sowie die Unterstützung des gesamten PHINEO Teams bei Rückfragen rund um die Themen Finanzen und Controlling
• Kostenrechnung und Controlling: Erstellung von Auswertungen für Geschäftsbereiche, den Vorstand und unsere Gremien
• Vertragsmanagement: Erstellung von Verträgen, Nutzung und Pflege des digitalen Tools zur Dokumentation jeglicher Vertragsprozesse, Koordinierung von Unterschriftsprozessen
• Wirtschaftsprüfung, Revision, Betriebsprüfung: Begleitung von externen Wirtschaftsprüfungen sowie Unterstützung bei internen Revisionen oder auch einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt
• Zahlungsverkehr und Bankwesen: Koordination und Steuerung der Zahlläufe sowie Verantwortung für den operativen Zahlungsverkehr, inklusive Verwaltung digitaler Kreditkarten und Abstimmung mit Banken
• Zuwendungsbestätigungen: Verantwortung für die ordnungsgemäße Erstellung und den Versand von Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) unter Einhaltung der steuerlichen Vorgaben

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Mehrere Jahre (> 5 Jahre) relevante Berufserfahrung im Finanz- und/oder Administrationsbereich von Stiftungen, Vereinen oder anderen Organisationen aus dem gemeinnützigen Sektor
• Kenntnisse mit den Besonderheiten des Fördermittelmanagements und Erfahrung in der Erstellung und Prüfung von Mittelverwendungsnachweisen
• Routiniert in der operativen Bearbeitung komplexer Verträge und ein gutes Verständnis für vertrags- und steuerrechtliche Zusammenhänge
• Fundierte Kenntnisse im Gemeinnützigkeitsrecht und sichere praktische Anwendung der Sphären (ideeller Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb)
• Gutes Verständnis für Controlling und Kostenrechnung sowie die Fähigkeit, finanzielle Kennzahlen adressatengerecht aufzubereiten
• Strukturierte Arbeitsweise, Überblick bei vielen Details und parallelen Prozessen, zuverlässige Organisation und sinnvolle Priorisierung
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Teamfähigkeit und Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Arbeitsort: Berlin
• 39 Stunden pro Woche in Vollzeit, Teilzeit bis 80% möglich
• Umfassendes Onboarding mit strukturierter Einarbeitung
• Attraktiver Arbeitgeberzuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und zum Jobticket, Fahrradprämie sowie Mitarbeitendenrabatte
• Interne und externe Weiterbildungsangebote
• Zunächst auf zwei Jahre befristeter Arbeitsvertrag mit dem Ziel einer Entfristung
• Festgehalt zwischen 47.000 und 60.000 EUR, abhängig von Erfahrung und Qualifikation
• 30 Tage Urlaub im Jahr
• Flexibles Arbeitszeitmodell mit Gleitzeitkonto
• Möglichkeit, mobil zu arbeiten (regelmäßig im Inland sowie jährlich als Workation aus dem Ausland)
• Kultur, in der die Vereinbarkeit mit dem Privatleben einen hohen Stellenwert hat