Sekreträr*in (w/m/d) in der Generaldirektion

Kurzbeschreibung der Position

Senckenberg – Leibniz-Institution für Biodiversitäts- und Erdsystemforschung sucht für das Senckenberg Forschungsinstitut und Naturmuseum Frankfurt einen Sekreträrin (w/m/d) in der Generaldirektion.

Hauptaufgaben

• Professionelles und vorausschauendes Terminmanagement
• Effiziente Organisation und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben einschließlich strukturierter Datenpflege
• Eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie der dazugehörigen Abrechnungen
• Souveräne interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Betreuung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen und Sitzungen, in hybriden und digitalen Formaten, einschließlich Sicherstellung der reibungslosen Nutzung der Videokonferenztechnik
• Professionelle Betreuung und Empfang externer Gäste mit hohem Maß an Serviceorientierung, Verbindlichkeit und Diskretion
• Übernahme einer aktiven und gestaltenden Rolle im Team des Generaldirektors mit besonderer Verantwortung für die exponierte Schnittstellenfunktion und die damit verbundene Kommunikation zu internationalen Stakeholdern, Vertretern zuwendungsgebender Ministerien und Gremienmitgliedern.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie jeweils mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools; hohe Offenheit für neue digitale Lösungen
• Fähigkeit, technische Abläufe im Arbeitsalltag eigenständig und vorausschauend zu unterstützen, insbesondere bei der Vorbereitung und Durchführung virtueller oder hybrider Formate
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise und souveräne Priorisierungsfähigkeit
• Hoher Grad an Diskretion und Zuverlässigkeit
• Bereitschaft, sich zügig in ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenfeld einzuarbeiten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge und parallele Aufgaben schnell zu erfassen, zu koordinieren und nachzuhalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Bereitschaft zur weitgehenden Präsenzarbeit unter Berücksichtigung des Tagesgeschäftes

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Zugang zu einem internationalen Netzwerk von Wissenschaftlerinnen, politischen Entscheidungsträgerinnen und Forschungsorganisationen
• eine attraktive Tätigkeit im dynamischen Arbeitsumfeld einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung
• flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – einen Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in Senckenberg-Museen – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge

Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiterinnen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidatinnen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.