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Sekretärin / Sekretär (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Stadt Heidelberg Personal- und Organisationsamt – Heidelberg

Unterstützung der Leitungsebene und Mitarbeitenden, um einen reibungslosen Arbeitsalltag zu gewährleisten.

Organisation und Koordination aller im Sekretariat anfallenden Tätigkeiten
Zentrale Anlaufstelle der Verwaltungseinheit und Ansprechperson für alle telefonischen und persönlichen Kontakte
Unterstützung der Leitungsebene bei allgemeinen Büro- und Verwaltungstätigkeiten, wie zum Beispiel beim Zusammenstellen von Unterlagen, der Erstellung von Protokollen, bei Druckaufträgen und Beschaffungen
Übernahme des Office-Managements einschließlich Postbearbeitung, Terminkoordination, Schriftverkehr, Ablage, Wiedervorlagen sowie Überwachung von Fristen
Sonderaufgaben des jeweiligen Sekretariats

Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare abgeschlossene kaufmännische und tätigkeitsbezogene Ausbildung (zum Beispiel als Rechtsanwaltsfachangestellte/ Rechtsanwaltsfachangestellter), vorzugsweise mit entsprechender Berufserfahrung im öffentlichen Dienst
Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen sowie ausgeprägte organisatorische Kompetenzen
Gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in der deutschen Sprache sowie sicheres und freundliches Auftreten
Freude an der Zusammenarbeit mit Menschen sowie empathisches und dienstleistungsorientiertes Handeln
Verantwortungsbewusstsein, Teamfähigkeit, sowie die Fähigkeit, sich schnell auf neue Situationen und Menschen einzustellen und eigenverantwortlich zu arbeiten