Sekretariat des Oberbürgermeisters (Verwaltungsfachangestellte/r - Kommunalverwaltung)

Große Kreisstadt Schwarzenberg Stadtverwaltung Schwarzenberg – Sachsen

Kurzbeschreibung der Position

Stelle im Sekretariat des Oberbürgermeisters (m/w/d) in Vollzeit zu besetzen. Teilzeitregelung möglich.

Hauptaufgaben

  • Verwaltung, Planung und Kontrolle von Terminen nach Dringlichkeit und fachlicher Abschätzung
  • Informationsorganisation und Organisation der Bürokommunikation
  • Unterstützung und Mitwirkung bei Publizitäten, Marketingaufgaben
  • Beteiligung an der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie im Bereich Social Media
  • Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen entsprechend Verwaltungsstruktur
  • Erfassung, Verarbeitung und Verwendung von Informationen und Daten
  • Schreibarbeiten und Korrespondenzen, Entwürfe, Gestaltung und Formulierung von Schriftstücken für unterschiedliche Zwecke mit Innen- und Außenwirkung
  • Erstellen von Protokollen bei Stadtrats-, Ausschuss- und sonstigen Sitzungen, welche den Verlauf, den wesentlichen Inhalt der einzelnen Tagesordnungspunkte (auch Wortprotokoll) und die Beschlüsse wiedergeben, Anwendung Fachsoftware
  • Bearbeitung und Weiterleitung des Posteingangs und Postausgangs entsprechend der fachlichen Gewichtung
  • Führen von Registraturen und Datenbanken, Mitwirkung bei strukturierter Digitalisierung

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Verwaltungsfachangestellte/r oder Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Kenntnisse von Verwaltungsstrukturen, -abläufen und -vorschriften
  • Verwaltungshandeln, Medienkompetenz, Teamfähigkeit und Konfliktfähigkeit
  • selbständige, strukturierte Arbeitsweise, Verantwortungsbereitschaft, Loyalität
  • Bereitschaft für Dienste auch außerhalb der üblichen Arbeitszeit (bis ca. 20:00 Uhr*), Bereitschaft zum abendlichen Sitzungsdienst
  • Schreibfertigkeit (180 Anschlägen pro Minute), Stenografie wünschenswert sowie gute Kenntnisse in Anwendung von Officeprodukten (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
  • Bereitschaft zur regelmäßigen Weiterbildung
  • mehrjährige Berufserfahrung wünschenswert
  • Besitz eines gültigen Führerscheins und die Bereitschaft zum Führen eines Dienstfahrzeuges

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Haustarifvertrag der Stadt Schwarzenberg