Sekretariat der Leitung der Abteilung IV und Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Abteilung IV im Be (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Kurzbeschreibung der Position

Sekretariat der Leitung der Abteilung IV und Mitarbeit in der Geschäftsstelle der Abteilung IV im Bereich Personalmanagement.

Hauptaufgaben

• Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Telefonate, Reiseplanung, Aktenmanagement inklusive physischer Ablage, digitaler Archivierung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung, Mitarbeit bei der Koordination und Überwachung von parlamentarischen Anfragen

• Büroleitungstätigkeiten wie z.B. Pflegen von Urlaubs- und Krankheitstagen, Mehrzeitausgleichen, Freistellungstagen für den Bereich IV AbtL einschließlich der Pflege in IPV, Erfassungen in FAMOS

• Mitarbeit im Bereich der Mittelbewirtschaftung

• Geschäftsstelle des Beirats der Beruflichen Schulen (BBS) inkl. Vorbereitung und Durchführung der Gremienwahlen

• Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen gem. Vorgabe bzw. in Abstimmung mit IV AbtL

IV GSt 3:

• Mitarbeit bei der Personalgewinnung: Selbständige Sichtung und Prüfung der Bewerbungsunterlagen, ggf. Nachforderung von Unterlagen, Erstellen der Bewerberübersichten, Unterstützung von IV GSt bei der Organisation und Durchführung von strukturierten Auswahlverfahren

Qualifikationen und Fähigkeiten

Für Beamtinnen und Beamte : Erfüllung der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen für das zweite Einstiegsamt der Laufbahngruppe 1 des allgemeinen Verwaltungsdienstes bzw.

Für Tarifbeschäftigte: Abschluss einer Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann, Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte/r oder Verwaltungsfachangestellte/r oder Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder eine abgeschlossene Ausbildung mit mindestens 2 jähriger hauptberuflicher Erfahrung im Verwaltungsbereich des öffentlichen Dienstes, die nicht länger als 3 Jahre zurückliegt.

Vorzugsweise: mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Flexible Arbeitszeiten, Teilzeitbeschäftigung ist mit mindestens 30 Wochenstunden möglich. Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden (bei Beamtinnen und Beamten) bzw. 39 Stunden und 24 Minuten (bei Tarifbeschäftigten).