Sekretariat der Leitung der Abteilung IV (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Kurzbeschreibung der Position

Sekretariatsaufgaben für die Leitung der Abteilung IV: Schulische Berufliche Bildung; Zentralverwaltete Schulen, Europäische und internationale Angelegenheiten.

Hauptaufgaben

• Sekretariatsaufgaben: Terminmanagement, Telefonate, Reiseplanung, Aktenmanagement inklusive physischer Ablage, digitale Archivierung, Dokumentenverwaltung und Fristenüberwachung, Mitarbeit bei der Koordination und Überwachung von parlamentarischen Anfragen

• Büroleitungstätigkeiten wie z.B. Pflegen von Urlaubs- und Krankheitstagen, Mehr-zeitausgleichen, Freistellungstagen für den Bereich IV AbtL einschließlich der Pflege in IPV, Erfassungen in FAMOS

• Mitarbeit im Bereich der Mittelbewirtschaftung

• Geschäftsstelle des Beirats der Beruflichen Schulen (BBS) inkl. Vorbereitung und Durchführung der Gremienwahlen

• Selbstständige Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen gem. Vorgabe bzw. in Abstimmung mit IV AbtL

Qualifikationen und Fähigkeiten

Abschluss einer Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement/Bürokommunikation, Bürokauffrau/mann, Rechtsanwalts- und Notariatsfachangestellte oder Verwaltungsfachangestellte/r oder Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder eine abgeschlossene Ausbildung mit mindestens 2 jähriger hauptberuflicher Erfahrung im Verwaltungsbereich des öffentlichen Dienstes, die nicht länger als 3 Jahre zurückliegt.

Vorzugsweise: mindestens zweijährige berufliche Erfahrungen in Sekretariats- bzw. Vorzimmertätigkeit, Büroorganisation oder Assistenztätigkeit.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 19 Stunden und 42 Minuten. Die Stelle ist in Teilzeit mit 50% der regelmäßigen Wochenarbeitszeit besetzbar.