Sekretär (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Büromanagement)

Stadtverwaltung Weimar – Weimar

Kurzbeschreibung der Position

Zur Verstärkung des Tiefbauamtes wird ein Sekretär (m/w/d) unbefristet in Vollzeit (Teilzeit bis 30 Std. möglich) gesucht.

Hauptaufgaben

Sie unterstützen die Amtsleitung und die Abteilungen bei der Organisation des Tagesgeschäftes durch die Übernahme folgender Sekretariatsaufgaben:

  • Büroorganisation, Empfang, Telefonzentrale
  • Terminplanung, -koordinierung und -überwachung, Wiedervorlagemanagement
  • Bearbeitung des analogen und elektronischen Schrift- und Postverkehrs
  • Schreibarbeiten, Erstellung von Vorlagen, Mustertexten und Arbeitshilfen
  • Ablage- und Aktenmanagement, Datenbankpflege, Archivierung
  • Organisation und Vorbereitung von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen
  • Organisation von Meetings, Konferenzen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung

Zudem fällt die zentrale Datenerfassung und -dokumentation mit Terminkontrolle in Ihren Aufgabenbereich, darunter:

  • die Erfassung und Dokumentation von Förderprojekten hinsichtlich einzuhaltender Termine, sowie von Angebotsabfragen bei Direktvergaben, freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen
  • die Erfassung und Dokumentation der Ansprüche auf Vertragserfüllung und Mängelansprüche

Qualifikationen und Fähigkeiten

eine abgeschlossene Berufsausbildung

  • zum Verwaltungsfachangestellten (VFA/FL I), geprüften Verwaltungsangestellten (m/w/d),
  • zum Rechtsanwaltsfachangestellten (m/w/d),
  • zum Notarfachangestellten (m/w/d),
  • zum Steuerfachangestellten (m/w/d),
  • zum Sozialversicherungsangestellten (m/w/d) oder
  • Fachangestellte/r bzw. Kaufmann/Kauffrau für Bürokommunikation, Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement (Bürokaufmann/Bürokauffrau)

Bewerber (m/w/d) müssen bei im Ausland erworbenen Abschlüssen eine Zeugnisbewertung der Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) beifügen!

Bewerberinnen und Bewerber mit einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU bzw. des EWR werden gebeten, ihrer Bewerbung Nachweise über eine gültige Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis beizufügen.

Darüber hinaus werden folgende Fähigkeiten gewünscht:

  • Kenntnisse der einschlägigen Rechts- und Verwaltungsvorschriften
  • guter Ausdruck im Schriftverkehr und in der Gesprächsführung
  • sichere PC-Kenntnisse anwendungsbereite und sichere Kenntnisse der Standardsoftware
  • freundliches und sicheres Auftreten
  • Fähigkeit zur selbständigen und eigenverantwortlichen Arbeit
  • Teamfähigkeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • einen (sicheren und) wirtschaftsunabhängigen Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst
  • attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 5, jährliche Jahressonderzahlung und regelmäßige Tariferhöhungen
  • betriebliche Altersvorsorge des öffentlichen Dienstes (ZVK), vermögenswirksame Leistungen
  • Arbeitgeberzuschuss zur Entgeltumwandlung
  • 30 Tage Urlaub, zusätzlich in den meisten Arbeitsbereichen am 24. und 31.12. arbeitsfrei
  • Gleitzeitkonto und flexible Arbeitszeitmodelle zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • breit gefächerte und aufgabenspezifische Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten und individuelle Personalentwicklung
  • betriebliches Gesundheitsmanagement, das z.B. regelmäßige Gesundheitschecks, Sport- und Fitnessangebote sowie Schulungen zu verschiedensten Gesundheitsthemen umfasst
  • Firmenfitness „Hansefit“
  • Möglichkeit des Fahrradleasings