Sekretär*in (w/m/d) in der Generaldirektion

Kurzbeschreibung der Position

Senckenberg – Leibniz-Institution für Biodiversitäts- und Erdsystemforschung sucht für das Senckenberg Forschungsinstitut und Naturmuseum Frankfurt einen Sekretärin (w/m/d) in der Generaldirektion.

Hauptaufgaben

• Professionelles und vorausschauendes Terminmanagement
• Effiziente Organisation und Bearbeitung von Büro- und Sekretariatsaufgaben einschließlich strukturierter Datenpflege
• Eigenverantwortliche Organisation und Abwicklung von Dienstreisen sowie der dazugehörigen Abrechnungen
• Souveräne interne und externe Kommunikation in deutscher und englischer Sprache
• Organisation und Betreuung von (wissenschaftlichen) Veranstaltungen und Sitzungen, in hybriden und digitalen Formaten, einschließlich Sicherstellung der reibungslosen Nutzung der Videokonferenztechnik
• Professionelle Betreuung und Empfang externer Gäste mit hohem Maß an Serviceorientierung, Verbindlichkeit und Diskretion
• Übernahme einer aktiven und gestaltenden Rolle im Team des Generaldirektors mit besonderer Verantwortung für die exponierte Schnittstellenfunktion und die damit verbundene Kommunikation zu internationalen Stakeholdern, Vertreter*innen zuwendungsgebender Ministerien und Gremienmitgliedern.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation, Verwaltung oder als Fremdsprachensekretär*in bzw. eine vergleichbare Qualifikation sowie jeweils mehrjährige einschlägige Berufserfahrung
• Sehr gute Kenntnisse der MS-Office-Anwendungen sowie ein sicherer Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools; hohe Offenheit für neue digitale Lösungen
• Fähigkeit, technische Abläufe im Arbeitsalltag eigenständig und vorausschauend zu unterstützen, insbesondere bei der Vorbereitung und Durchführung virtueller oder hybrider Formate
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise und souveräne Priorisierungsfähigkeit
• Hoher Grad an Diskretion und Zuverlässigkeit
• Bereitschaft, sich zügig in ein vielseitiges und anspruchsvolles Aufgabenfeld einzuarbeiten
• Hohes Maß an Eigeninitiative, Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein
• Sehr gute Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie ein freundliches und professionelles Auftreten
• Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge und parallele Aufgaben schnell zu erfassen, zu koordinieren und nachzuhalten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Interkulturelle Kompetenz und Freude am Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Bereitschaft zur weitgehenden Präsenzarbeit unter Berücksichtigung des Tagesgeschäftes

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Zugang zu einem internationalen Netzwerk von Wissenschaftlerinnen, politischen Entscheidungsträgerinnen und Forschungsorganisationen
• eine attraktive Tätigkeit im dynamischen Arbeitsumfeld einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung
• flexible Arbeitszeiten – mobiles Arbeiten – einen Dienstausweis in Verbindung mit kostenfreiem Eintritt in Senckenberg-Museen – eine tarifliche Jahressonderzahlung – tariflichen Urlaubsanspruch – betriebliche Altersvorsorge

Wünschenswert:

• Erfahrung mit SAP
• Kenntnisse universitärer oder wissenschaftlicher Strukturen
• Erfahrung in Veranstaltungsorganisation