Sekretär*in/Teamassistenz (w/m/d)

Kurzbeschreibung der Position

Unterstützung der Abteilungsleitung und der Mitarbeitenden am Standort Stechlin.

Hauptaufgaben

• Erledigung von Korrespondenz, Termin- und Dienstreisemanagement und Ablage für die Abteilungsleitung
• Betreuung und administrative Unterstützung der Mitarbeitenden der Abteilung (u.a. Behördenkontakte, Ein- und Austritte, An- und Abwesenheiten)
• Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen, Workshops und Seminaren mit internationaler Beteiligung, einschließlich der Betreuung der Gäste
• Raummanagement am Standort, Kassenführung, Büromaterialverwaltung, Sachbearbeitung für den Betrieb des Gästehauses

Qualifikationen und Fähigkeiten

Fachliche Voraussetzungen

• Ausbildung als Fremdsprachenassistent*in, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder gleichwertige Qualifikation
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Relevante Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation und Teamassistenz und Erfahrung in einer internationalen Arbeitsumgebung oder einem Forschungsumfeld von Vorteil

Persönliche Voraussetzungen

• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement
• Serviceorientierung und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Eigeninitiative, Engagement und Flexibilität

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Die Stelle wird in 50% Teilzeit (19,5h/Woche) besetzt und ist als Teilzeitvertretung zunächst auf ein Jahr befristet. Flexible Arbeitszeiten, 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tagewoche), betriebliche Altersvorsorge und ein Zuschuss zu den öffentlichen Verkehrsmitteln werden angeboten.