Sekretär*in (m/w/d) für den Programmbereich II „Internationale Institutionen“

Leibniz-gemeinschaft – Frankfurt am Main

Kurzbeschreibung der Position

Einen Sekretärin (m/w/d) in Teilzeit (80 %), in Entgeltgruppe 8 TV-H, für die Dauer von vorerst 2 Jahren (gem. § 14 Abs. 2 TzBfG), eine Verlängerung ist angestrebt.

Hauptaufgaben

  • Antragskontrolle, Reisebuchung und Nachbereitung von Dienstreisen.
  • Unterstützung beim Reporting und Pflege des Berichtswesens.
  • Administrative Unterstützung der Mitarbeitenden des Programmbereichs und seiner Leitung.
  • Kommunikation im Haus und extern.
  • Korrekturlesen und Formatieren von Publikationen des Programmbereichs.
  • Organisation, Vor- und Nachbereitung und Gästebetreuung bei Terminen und Veranstaltungen.
  • Bereitschaft zur Beteiligung an den Gremien der PRIF-Selbstverwaltung. Die Arbeitssprache in den zentralen Gremien ist Englisch.

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich ist von Vorteil.
  • Erfahrung im Sekretariats- bzw. Assistenzbereich ist von Vorteil.
  • Erfahrung in der Arbeit im forschungsnahen Umfeld – z.B. an Universitäten oder anderen Forschungsinstituten – ist von Vorteil.
  • Sie sind an der Friedens- und Konfliktforschung des PRIF interessiert.
  • Sie können sich motiviert und effizient in neue Themenbereiche einarbeiten.
  • Sie haben eine sehr gute Organisationsfähigkeit und können Meetings und Veranstaltungen koordinieren.
  • Sie erledigen Ihnen anvertraute Aufgaben genau, sorgfältig und gewissenhaft.
  • Ihr Auftreten ist offen und einfühlsam und Sie haben Spaß an der Arbeit mit Menschen in einem internationalen Team.
  • Sie können problemlos mit gängigen Büroprogrammen wie MS365 umgehen.
  • Gute mündliche und schriftliche Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Familienfreundliche Arbeitszeiten mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen einer Dienstvereinbarung.
  • Kolleginnen und Kollegen, die in einem motivierten und international vernetzten Team zusammenarbeiten.
  • Die Möglichkeit ein vergünstigtes Deutschlandticket zu bekommen.
  • Vorteile der betrieblichen Altersvorsorge durch die Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder (VBL).