Sekretär:in (Junior) (all genders) – Institut für Geschichte und Ethik der... (Sekretär/in)

Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf GB Personal, Recht & Organisation – Hamburg

Kurzbeschreibung der Position

Sie werden als Sekretär:in unterstützend bei der Durchführung der Angebote des Instituts für Geschichte und Ethik der Medizin tätig sein. Das Institut gehört zum Zentrum für Psychosoziale Medizin und vermittelt die geistigen, historischen und ethischen Grundlagen ärztlichen Handelns in der Lehre und der Forschung.

Hauptaufgaben

  • Sicherstellung des reibungslosen administrativen Ablaufes des Sekretariats sowie Koordination der anfallenden Aufgaben, überwiegend ab 12 Uhr
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben: Bearbeitung der Posteingänge, Überwachung der Wiedervorlagen, Ablage, Terminkoordination, Beschaffungsangelegenheiten, Bearbeitung und Weiterleitung von Anfragen (postalisch, per Mail und telefonisch), Weiterleitung und Überwachung von Anträgen (Dienstreisen, IT, Instandhaltung)
  • Unterstützung bei der Lehrkoordination: Eingangsbestätigung von Prüfungsleistungen, Sicherstellen der Bewertungsergebnisse, technische Unterstützung (Ausgabe Mikrofon, Scanner, Headset)
  • Schriftverkehr, Erstellung von Schreibarbeiten, Korrektur und Versand von Mailings/Einladungen
  • Vorbereitung von (Online-)Sitzungen, Protokollführung
  • Veranstaltungsvor- und nachbereitungen (Bereitstellung der Räumlichkeiten, Technikauf- und abbau, z. B. Beamer, Leinwand)
  • Unterstützung der Institutsleitung bei Personalangelegenheiten (Einrichtung E-Mail Account, Schlüsselübergabe, Beantragung der Einrichtung eines PC-Arbeitsplatzes)
  • Unterstützung des betrieblichen Workflows

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Abgeschlossene Berufsausbildung: Kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen
  • Selbständige, strukturierte und organisierte Arbeitsweise, auch bei erhöhtem Arbeitsaufkommen
  • Sicherer Umgang mit den gängigen Office-Anwendungen (MS-Office, Outlook) bzw. Bereitschaft, sich in neue Programme einzuarbeiten
  • Kenntnisse der Tarifverträge TVöD (VKA) und TV-Ärzte
  • Büroorganisationskenntnisse, Verwaltungsprozesskenntnisse
  • Fähigkeit zum ergebnis- und serviceorientierten Arbeiten, Durchsetzungsvermögen, Zuverlässigkeit, Diskretion, Einsatzbereitschaft, Koordinations- und Kommunikationsgeschick, Teamfähigkeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Diese Position ist mit 50% der regelmäßigen wöchtlichen Arbeitszeit ab dem 15.03.2026 für zwei Jahre befristet zu besetzen.