Sekretär*in der Geschäftsführung (Sekretär/in)

SPI Soziale Stadt und Land Entwicklungsgesellschaft mbH – Halle

Kurzbeschreibung der Position

In dieser verantwortungsvollen Tätigkeit unterstützen Sie die Geschäftsführung in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben und sind für die Büroorganisation verantwortlich.

Hauptaufgaben

Allgemeine Verwaltungsarbeiten/Büroorganisation:

  • Organisation des Büroalltags
  • Pflege und Verwaltung von Ablagen und Dokumenten
  • Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz
  • Termin- und Raumkoordination (Termine koordinieren, Räume buchen, Technik und Bewirtung organisieren)
  • Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen (Vorlagen, Protokolle, Serienbriefe, Formulare)

Kontaktpflege mit Mitarbeiterinnen, Behörden, Kundinnen, Lieferantinnen, Organisationen, Verbänden:

  • Zentrale Ansprechperson für interne und externe Kontaktanfragen per Telefon, E-Mail und Post; freundliche Erstberatung und zielgerichtete Weiterleitung an die zuständigen Kolleg*innen
  • Vorbereitung, Einholung und Nachverfolgung von Rückmeldungen/Unterlagen bei Behörden und externen Stellen (z. B. Antragsunterlagen, Bescheinigungen, Genehmigungen), inklusive Termin- und Fristenmonitoring
  • Vorbereitung von Besprechungen durch Einholen, Strukturieren und Vorab-Versand der relevanten Unterlagen an die Teilnehmenden
  • Protokollführung in Meetings, Jour-fixes und Projektterminen, inklusive Festhalten von Beschlüssen, Verantwortlichkeiten und Fristen
  • Nachbereitung von Terminen: Versand der Protokolle, Pflege von Aufgabenlisten sowie Nachverfolgung offener Punkte in Abstimmung mit den Verantwortlichen
  • Terminplanung und Ablaufkoordination der Geschäftsführerin
  • Kalenderführung der Geschäftsführerin (abgestimmte Wochenplanung, Terminpriorisierung)
  • Fristen- und Wiedervorlagenmanagement

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Einen Berufsabschluss/eine Ausbildung in einem der folgenden Bereiche: Büromanagement, Management-Assistenz, Bürokaufmann/Bürokauffrau
  • Erfahrungen in der Bedienung von Computer, Fax, Kopierer, Scanner und im Schreiben von Briefen oder Aktennotizen am Computer
  • Erfahrungen in der professionellen Annahme von Anrufen und Protokollierung von Sitzungen
  • Gute Koordinations- und Organisationsfähigkeit
  • Team- und Kommunikationsfähigkeit
  • Sehr gutes Zeit- und Selbstmanagement
  • Verantwortungsvolle Arbeitsweise sowie Durchsetzungsfähigkeit
  • Zuverlässigkeit und Loyalität
  • Kenntnisse in Office- und Internetanwendungen
  • Wünschenswert sind Kenntnisse im Programm DATEV

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Eine befristete Teilzeitstelle (20 h/Woche)
  • Eine dem Stellenprofil entsprechende Vergütung (Anlehnung an TVöD E5)
  • Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge
  • Sie arbeiten in einem Unternehmen mit international zusammengesetzten Projektteams
  • eine wertschätzende, vorurteilsfreie Organisationskultur
  • mobiles Arbeiten möglich
  • 30 Tage Uralub pro Jahr