Sekretär*in der Geschäftsführung (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin.

Hauptaufgaben

• Eigenverantwortliche Organisation und Führung des Sekretariats gemeinsam mit einer Kollegin – Sie strukturieren und steuern Ihren Arbeitsbereich selbstständig, stimmen sich regelmäßig ab und vertreten sich gegenseitig
• Proaktive und eigenständige Terminplanung, -koordination und -überwachung für die Geschäftsführung – Sie antizipieren Bedarfe und setzen Prioritäten ohne Einzelanweisung
• Selbstständige Erstellung, Bearbeitung und Qualitätssicherung von Korrespondenz, Berichten, Präsentationen und vertraulichen Unterlagen
• Eigenverantwortliche Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Gremiensitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollführung und Ergebnissicherung
• Direkte Kommunikation und Koordination mit internen Fachabteilungen sowie externen Partnern, Behörden und Gremien – in laufenden Vorgängen regelmäßig ohne Rücksprache
• Selbstständige Priorisierung, Bearbeitung und Weiterleitung eingehender Anfragen sowie eigenständige Entscheidung über Dringlichkeit und Zuständigkeit
• Eigenverantwortliche Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung und Reisekostenabrechnung
• Pflege und Weiterentwicklung von Ablage-, Akten- und Dokumentenmanagementsystemen in eigener Zuständigkeit
• Unterstützung der Geschäftsführung bei Projekten und Sonderaufgaben

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/-mann für Büromanagement, Rechtsanwaltsfachangestellte/r, Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Berufserfahrung
• Oder abgeschlossene Hochschulausbildung (Bachelor/FH-Diplom) in einem einschlägigen Studiengang mit entsprechenden Kenntnissen
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sicherer Umgang mit der deutschen Rechtschreibung und Grammatik
• Versierte Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) und SharePoint

Wünschenswert:

• Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich, idealerweise auf Leitungsebene
• Grundkenntnisse in Englisch für gelegentliche Korrespondenz

Persönliche Kompetenzen:

• Ausgeprägte Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen und vertraulichen Informationen
• Hohe Eigeninitiative, Organisationstalent und strukturierte, selbstständige Arbeitsweise
• Ausgeprägtes Kommunikationsvermögen und sicheres, professionelles Auftreten
• Teamfähigkeit sowie serviceorientiertes Denken und Handeln
• Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Arbeitsumfeld

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Altersvorsorge
• Eigene Akademie
• Tarifvertrag mit vielen Zusatzleistungen
• Jahressonderzahlung
• Beihilfefond