Sekretär/in (all genders) für das Institutssekretariat

Leibniz-gemeinschaft – Berlin

Kurzbeschreibung der Position

Das Leibniz-Zentrum Moderner Orient besetzt das Institutssekretariat neu.

Hauptaufgaben

  • Sie organisieren das Sekretariat eigenverantwortlich und unterstützen die Direktorin des Instituts bei den alltäglichen Aufgaben am ZMO
  • Sie kümmern sich um die Telefon- und Emailkorrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Termin- und Arbeitsplatzkoordination, und pflegen die Adressdatenbank
  • Sie bilden die Kommunikationsschnittstelle zwischen ZMO und Verwaltung (Geisteswissenschaftliche Zentren Berlin e.V.)
  • Sie sind zuständig für die vorbereitende Buchhaltung (Urlaubsanträge, Dienstreiseanträge und -abrechnungen, Veranstaltungsabrechnung und Krankmeldungen) und unterstützen die Referentin der Direktorin beim Finanzmonitoring
  • Sie übernehmen die administrative Koordination von Bewerbungsprozessen (Kommunikation, Aufbereitung der Bewerbungen, Terminkoordination)
  • Sie bereiten Einstellungs- und Stipendienanträge in Absprache mit der Direktion und den Gruppenleiter*innen sowie der Personalabteilung der Verwaltung vor

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Deutsch auf muttersprachlichem Niveau und sehr gute Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich), weitere Sprachkenntnisse willkommen
  • Hochschulstudium mit Bachelor-Abschluss oder einschlägige kaufmännische Ausbildung mit Spezialisierung Office-Management/Assistenz & Sekretariat
  • Drei bis fünf Jahre Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • Kenntnis gängiger Office-Anwendungen
  • Teamgeist und strukturierte, selbständige und zuverlässige Arbeitsweise
  • Begeisterung für ein sehr internationales, geisteswissenschaftliches Arbeitsumfeld

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Eine abwechslungsreiche Tätigkeit für ein renommiertes wissenschaftliches Forschungsinstitut
  • Ein kollegiales, kompetentes Team und ein internationales Arbeitsumfeld
  • Eine Vergütung nach dem TVöD Bund je nach Qualifikation bis zu E9C
  • Die Möglichkeit zur betrieblichen Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
  • Eine zunächst für zwei Jahre befristete Tätigkeit in Vollzeit (39 Stunden pro Woche), mit Option auf Entfristung
  • Planbare, familienfreundliche Arbeitszeiten
  • 30 Tage Urlaub pro Jahr plus dienstfrei am 24. und 31. Dezember
  • Zuschuss zum Jobticket
  • Ein Arbeitsplatz in einem denkmalgeschützten Gebäude mit Garten in Berlin-Nikolassee
  • Möglichkeiten der Fort- und Weiterbildung