Sachbearbeitung Veranstaltungsmanagement und Budgetcontrolling (m/w/d)

Über Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit

Bei der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit setzen wir uns weltweit mit all unserer Kraft, Expertise und Persönlichkeit für Freiheit, Frieden, Demokratie, Rechtsstaatlichkeit, Menschenrechte und Soziale Marktwirtschaft ein - in der strategischen und operativen Arbeit, in Projekten und Initiativen.

Aufgaben

• Sie entwickeln zielgruppengerechte Themenvorschläge für Bildungsmaßnahmen und verantworten das gesamte Finanzcontrolling des Bildungszentrums inklusive der Haushaltsaufstellung und der Soll-Ist-Vergleiche.
• Sie führen Vertrags- sowie Honorarverhandlungen mit Referenten und externen Dienstleistern und entwickeln die administrativen Prozesse der Arbeitseinheit kontinuierlich weiter.
• Sie steuern die Budgetplanung über die ERP-Software, überwachen die Einzelbudgets und koordinieren die ordnungsgemäße Durchführung von Vergabeprozessen.
• Sie bauen die digitale Datenpflege im zentralen CRM-System systematisch aus und gewinnen neue Interessenten durch gezielte Akquisitions- und Marketingaktivitäten.
• Sie pflegen Veranstaltungsverteiler, betreuen das Content-Management für den Webshop sowie die Lernplattform und sind der zentrale Ansprechpartner vor Ort für Kunden und Partner.
• Sie nutzen stiftungsinterne Spezialsoftware für das Kostenrechnungssystem und setzen Online-Tools zur Evaluation der Seminare ein.
• Sie unterstützen die Leitung des Bildungszentrums durch finanzrelevante Beratung und begleiten administrative Marketingmaßnahmen sowie die Erstellung digitaler Publikationen.
• Sie prüfen eingehende Rechnungen sowie Reisekosten sachlich und rechnerisch, nehmen Kontierungen vor und sichern die Qualität aller Veranstaltungsdaten.
• Sie wirken an der Erstellung von zahlenmäßigen Verwendungsnachweisen für öffentliche Zuwendungsmittel mit und bereiten KPI-Berichte für das Controlling vor.

Profil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes einschlägiges Fachhochschulstudium, einen vergleichbaren Abschluss oder eine kaufmännische Berufsausbildung im Büro-, Projekt-, Veranstaltungs- oder Finanzmanagement.
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich oder im Veranstaltungsmanagement mit und haben fundierte Kenntnisse in der Organisation sowie der administrativen Nachbereitung von Präsenzveranstaltungen.
• Sie beherrschen die Abläufe des Eventmanagements von der Teilnehmendenverwaltung über die Referierendenbetreuung bis hin zur Raum- und Übernachtungsorganisation unter Einhaltung des Datenschutzes.
• Sie besitzen vertiefte Kenntnisse in der wirtschaftlichen Kostenplanung, der Kalkulation, der Budgetüberwachung sowie in der sachlichen und rechnerischen Rechnungsprüfung.
• Sie bringen praktische Erfahrungen im Projektmanagement mit, insbesondere bei der Zeit-, Maßnahmen- und Ressourcenplanung sowie beim laufenden Projekt- und Kostencontrolling.
• Sie sind sicher im Umgang mit Finanzbuchhaltungs-Software, CRM- und CMS-Systemen sowie den Microsoft-Office-Anwendungen Word, Excel und PowerPoint.
• Sie zeigen die Bereitschaft, sich zügig in stiftungsspezifische Fachverfahren, digitale Arbeitsumgebungen sowie in den Einsatz von Konferenz- und Medientechnik einzuarbeiten.
• Sie zeichnen sich durch sehr gute kommunikative Fähigkeiten sowie ein verbindliches, serviceorientiertes und professionelles Auftreten gegenüber allen Partnern und Teilnehmenden aus.
• Sie überzeugen durch Organisationsgeschick, eine selbstständige und sorgfältige Arbeitsweise, hohe Zuverlässigkeit, Teamfähigkeit und die Fähigkeit zur Priorisierung bei parallelen Aufgaben.
• Sie bringen die Bereitschaft mit, Aufgaben gelegentlich auch außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeiten wahrzunehmen, insbesondere im Rahmen der Vor-Ort-Betreuung von Veranstaltungen.
• Sie identifizieren sich mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.

Wir bieten

Benefits

• Work-Life-Balance: Flexibles Arbeiten (Büro oder mobil).
• Onboarding: Strukturierter Einarbeitungsplan.
• Fachliche und persönliche Weiterentwicklung.
• Code of Conduct: Respekt, Wertschätzung und Professionalität.
• Gehaltspaket: Tarifergehalt TVöD Bund, Entgeltgruppe 9a, Stufe 1 bis 6, inkl. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt.
• Hoher Gestaltungsspielraum in einem politiknahen Umfeld.