Sachbearbeiter/-in Veranstaltungsorganisation (m/w/d)

Aufgaben

• Sie unterstützen bei der organisatorischen Vor- und Nachbereitung politischer Bildungsveranstaltungen, Seminare, Konferenzen und Tagungen. Bei Bedarf unterstützen Sie auch bei Veranstaltungen außerhalb des Dienstortes und sind bereit, hierfür Dienstreisen wahrzunehmen.
• Sie prüfen eingehende Rechnungen rechnerisch, kontieren die Posten und überwachen elektronische Zahlungseingänge sowie Projektbudgets.
• Sie übernehmen das Finanzcontrolling für verschiedene Haushalts- und Projektmittel und behalten Ausgaben, Budgets und Mittelverwendung im Blick.
• Sie führen Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern, erstellen Leistungskataloge und vergeben die entsprechenden Aufträge.
• Sie pflegen und aktualisieren die Veranstaltungsverteiler, Kontaktdatenverzeichnisse sowie die digitale Veranstaltungsplanung und -statistik.
• Sie unterstützen die Akquise und Betreuung neuer Interessenten durch gezielte Aktivitäten.
• Sie wirken an der Recherche von potenziellen Netzwerk- und Kooperationspartnern in Abstimmung mit der Länderbüroleitung mit.
• Sie nutzen interne Tools für das Hochladen von Einladungstexten und sichern die Qualität des Onlineauftritts.
• Sie koordinieren die Auswahl der elektronischen sowie postalischen Einladungsverteiler und beauftragen externe Dienstleister mit dem Versand.
• Sie nutzen soziale Medien, um Veranstaltungen durch das Einstellen von Nachrichten, Beiträgen und Fotos erfolgreich zu vermarkten.
• Sie wirken an der Vorbereitung von Pressemitteilungen, der Pflege des Presseverteilers und der Erstellung des Pressespiegels mit.
• Sie steuern und koordinieren das Terminmanagement der Länderbüroleitung und bearbeiten den Postein- und -ausgang.
• Sie unterstützen die Vorbereitung interner Besprechungen, erstellen Protokolle und erledigen die anfallende Korrespondenz.

Anforderungsprofil

• Sie verfügen über ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder ein vergleichbares kaufmännisches, verwaltungs- oder organisationsbezogenes Profil (z. B. durch eine mindestens dreijährige Ausbildung zur/zum Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellten oder im Hotelfach-/Veranstaltungsbereich).
• Sie bringen mehrjährige Berufserfahrungen insbesondere im Bereich der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen sowie im Teilnehmendenmanagement mit.
• Sie verstehen es, Kostenkalkulationen, Budgetüberwachungen sowie formale und rechnerische Rechnungsprüfungen präzise durchzuführen.
• Sie bewegen sich sicher in den Grundlagen des Datenschutzes im Kontext von Teilnehmendendaten und der Verteilerpflege.
• Flexibel einsetzbar und Bereitschaft zu gelegentlichen Abendterminen bei Veranstaltungen sowie zu seltenen Dienstreisen.
• Strukturierte, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise.
• MS-Office, insbesondere Outlook, Word und Excel; Einarbeitung in digitale Tools wie OPAL, Confluence oder Navision.
• Sehr gute Englischkenntnisse.
• Identifikation mit den Werten des Liberalismus und dem Auftrag der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit.

Weitere Infos

• Work-Life-Balance: Flexibles Arbeiten, Homeoffice-Optionen, 30 Urlaubstage sowie arbeitsfrei am 24. und 31.12., Gleittage.
• Onboarding: Strukturierter und persönlicher Einarbeitungsplan.
• Weiterentwicklung: Jährliche Zielvereinbarungsgespräche zur fachlichen und persönlichen Förderung.
• Gehaltspaket: Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD) Bund, Entgeltgruppe 9a (Bruttojahresgehalt zwischen 47.620 und 61.234 Euro). Jahressonderzahlung, Leistungsentgelt, Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge und Jobticket.
• Befristung: Die Stellen sind zunächst auf zwei Jahre befristet, jedoch ist die Stiftung an einer langfristigen Zusammenarbeit interessiert.

Bei der Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit setzen wir uns weltweit mit all unserer Kraft, Expertise und Persönlichkeit für Freiheit, Frieden, Demokratie, Rechtsstaatlichkeit, Menschenrechte und Soziale Marktwirtschaft ein - in der strategischen und operativen Arbeit, in Projekten und Initiativen.