Sachbearbeiter:in und anteilig Sekretariat

Kurzbeschreibung der Position

Hauptaufgaben

• Organisieren und Koordinieren der Büroabläufe und Sekretariatsaufgaben (Postein- und -ausgang einschließlich aller E-Mails, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Telefonservice, Besucherempfang);
• Terminplanung (einschließlich Reservierung von Sitzungsräumen, Bestellung von Verpflegung und technischen Geräten) und Terminkoordinierung mit allen Teilnehmenden;
• Dokumentenverwaltung, Aktenführung, Digitalisierung;
• Koordination und Organisation von externen und internen Meetings und Veranstaltungen;
• Protokollführung bei Sitzungen;
• Prüfung der Kirchenvorstandsbeschlüsse und der vertraglichen Unterlagen zu Rechtsgeschäften auf ihre Bearbeitungsfähigkeit gemäß KVVG und diözesaner Rechtsvorschriften in Eigenverantwortlichkeit und Prüfung der damit verbundenen Unterlagen auf Vollständigkeit;
• Kirchenaufsichtliche Begleitung bei der Erstellung von Verträgen aller Art und Management der Vertragsprüfungen durch die Fachstellen des EBO;
• Prüfung der Vergabe von Vollmachten durch die Pfarrei und Durchführung des Genehmigungsprozesses;
• Selbständige Datenbankabfragen bezügliche der Organe und Ausschüsse der Pfarreien und Erstellung und Pflege entsprechender Datenbanken und Listen;
• Vollumfängliche digitale Führung und Verwaltung des kirchenaufsichtlichen Genehmigungsverfahrens mittels Regisafe®;
• Dokumentation und Ablage des Genehmigungsverfahrens im Dokument-Management-System Regisafe®

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Verwaltungsausbildung oder entsprechende mehrjährige Berufserfahrung
• Sie identifizieren sich mit den Zielen und Werten der Katholischen Kirche

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Ein tolles Miteinander: Sie erleben bei uns Menschlichkeit, Rücksichtnahme, Bodenständigkeit und eine umfassende Beteiligungskultur auf Augenhöhe
• Viel Raum für Ihre Ideen: Wir arbeiten unbürokratisch, vertrauensvoll, sind neugierig auf Ihre Impulse, wertschätzend und bieten eine materiell & finanziell solide Gestaltungsbasis
• Dienstvertragsordnung (DVO) in Anlehnung an den TVöD VKA & tarifliche Sonderzahlungen
• Eine vom Arbeitgeber gezahlte betriebliche Altersversorgung in Höhe von 5,6%
• 30 Urlaubstage, 3 zusätzliche kirchliche Feiertage sowie am 24. und 31.12. bezahlt frei
• Familienfreundliche Arbeitsbedingungen, Mobiles Arbeiten und eine ausgewogene Work-Life-Balance
• Deutschlandticket Job und Jobrad
• Sabbaticals und Fortbildungen
• Mitnutzung der Kantine eines benachbarten Ministeriums
• Zentrale Lage im Herzen Berlins