Referent (m/w/d) der Verwaltungsleitung

Kurzbeschreibung der Position

Die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine der weltweit führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Das Fraunhofer-Institut für Kurzzeitdynamik, Ernst-Mach-Institut, EMI bietet anspruchsvolle und abwechslungsreiche Aufgaben mit Verantwortung und Gestaltungsspielraum. Sie suchen eine zentrale Ansprechperson für die Verwaltungsleitung und deren Unterstützung im operativen Tagesgeschäft.

Hauptaufgaben

Sie fungieren als Schnittstelle zwischen Verwaltung und anderen Abteilungen, insbesondere Wissenschaft und Infrastruktur, und sorgen für reibungslose Koordination. Sie stellen pragmatische Abläufe im operativen Geschäft sicher und unterstützen die Verwaltungsleitung organisatorisch und koordinativ in den Bereichen Personal, Finanzen, Contract Management, Reise, Innere Dienste, Buchhaltung, Export-Import und Einkauf. Sie übernehmen Verantwortung für die Koordination und Organisation der drei Standorte. Ein Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Betreuung der SAP-Prozesse, der Pflege und Aktualisierung von Daten, der Optimierung von Abläufen und der Sicherstellung einer effizienten und transparenten Nutzung des SAP-Systems. Sie tragen aktiv zur internen Umsetzung der SAP-Prozesse bei. Sie übernehmen eine Dienstleistungsfunktion an der Schnittstelle zwischen internen und externen Ansprechpartnern und überzeugen durch kompetente Kommunikation. Sie stehen in regelmäßigem Austausch mit den relevanten Akteuren, einschließlich der weiteren Referentin und der Assistentin der Verwaltungsleitung.

Ihre Aufgaben:

• Ansprechperson für SAP-Themen am Institut und Betreuung und Weiterentwicklung des SAP-Organisationsmanagements sowie Sicherstellung der korrekten Abbildung organisatorischer Strukturen im System.
• Koordination komplexer administrativer Vorgänge sowie Unterstützung bei internen und externen Prüfungen, Erstellung von Verträgen und Vertragsunterlagen.
• Vorbereitung von Unterlagen für Gremien, Besprechungen und Termine, sowie eigenständige Terminplanung, Kalenderüberwachung und Reisemanagement.
• Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Verwaltung sowie zwischen den Gruppen innerhalb der Verwaltungsabteilung (u. a. Personal, Controlling, Einkauf, Buchhaltung, Innere Dienste, Exportkontrolle, Contract Management).
• Koordination standortübergreifender Themen und Sicherstellung eines effizienten Kommunikationsflusses sowie Überwachung und Optimierung administrativer Prozesse sowie Pflege der Intranetseite.

Qualifikationen und Fähigkeiten

Sie verfügen über ein abgeschlossenes Bachelorstudium im Bereich Business Administration, Kommunikationsmanagement, Betriebswirtschaft oder eine vergleichbare Qualifikation. Sie haben versierte Kenntnisse der MS-Office-Programme und idealerweise bereits mit SAP gearbeitet. Sie haben die Fähigkeit, Prozesse zu gestalten und zu optimieren, sich selbstständig einen strukturierten Überblick über neue Prozessthemen zu verschaffen und unterschiedliche Perspektiven der Beteiligten einzubeziehen. Sie sind daran interessiert, wissenschaftliche Projekte durch effiziente und professionelle Verwaltungsabläufe zu unterstützen und sind bereit, Präsenztermine an den Standorten Freiburg, Efringen-Kirchen und Kandern wahrzunehmen. Sie arbeiten proaktiv und lösungsorientiert und besitzen die Fähigkeit, komplexe Aufgaben zuverlässig und effizient zu bearbeiten; dabei überzeugen Sie durch Ihre ausgeprägte Organisationsfähigkeit, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie eine hohe Zuverlässigkeit. Sie bringen Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Vernetzungsfähigkeit sowie ein sicheres Auftreten und Handeln mit, sind stets diskret und diplomatisch und behalten auch in arbeitsintensiven Zeiten den Überblick. Gute Englischkenntnisse (B2/C1 Niveau) und sehr gute Deutschkenntnisse (C1/C2 Niveau) in Wort und Schrift sind erforderlich.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Sie sind Teil eines innovativen Forschungsinstituts mit vielfältigen Themen und hohem Praxisbezug im Bereich Sicherheitsforschung. Es werden fachliche und persönliche Weiterentwicklungsperspektiven geboten. Work-Life-Integration ist wichtig, deshalb werden flexible Arbeitszeitmodelle und bis zu 50% mobiles Arbeiten von zu Hause (innerhalb Deutschlands) angeboten. Das Angebot wird ergänzt durch betriebliche Altersvorsorge (VBL) und jährliches anteiliges Weihnachtsgeld. Weitere Benefits sind: DeutschlandTicketBW, Gleitzeit, Freizeitausgleich von Überstunden, Belegplätze bei der Kindertageseinrichtung »Junikäfer« in Freiburg, PME-Familienservice: Lebenslagencoaching, Homecare-Eldercare.