Referatsleitung Organisationsentwicklung (d/m/w)

Ihre Aufgabe bei uns

Leitung des Referats ZV 6 mit Personal- und Budgetverantwortung sowie Verantwortung für die strategische und fachliche Weiterentwicklung des Referats und seiner Mitarbeitenden und für zentrale Organisations- und Governance-Themen des Instituts, insbesondere:

• strategische Gesamtverantwortung für das Referat ZV 6: Personal-, Ressourcen- und Budgetverantwortung sowie Prioritätensetzung
• Change- und Organisationssteuerung: Steuerung komplexer Organisationsentwicklungsprozesse sowie Weiterentwicklung der Organisationsstrukturen zur Unterstützung einer leistungsfähigen wissenschaftlichen Infrastruktur
• Regelungsmanagement: Verantwortung für die Erstellung, Bündelung und rechtssichere Steuerung interner Regelwerke einschließlich Qualitätssicherung und Koordination von Mitzeichnungsprozessen
• digitale Transformation & Schriftgutverwaltung: Strategische Steuerung und Weiterentwicklung der Schriftgutverwaltung, Einführung und Steuerung der E-Akte Bund sowie Sicherstellung der Revisionssicherheit gemäß Registraturrichtlinie des Bundes
• Prozessoptimierung und Verwaltungsmodernisierung: Weiterentwicklung administrativer Prozesse unter Berücksichtigung der Anforderungen wissenschaftlichen Arbeitens
• Compliance-Steuerung: Koordination zentraler Compliance-Themen sowie Sicherstellung der regelkonformen Umsetzung organisationsweiter Vorgaben

Ihr Profil

Formale Voraussetzungen

abgeschlossenes wissenschaftliches Hochschulstudium (Master/Diplom) der Verwaltungs-, Wirtschafts-, Sozialwissenschaften, Psychologie oder einer vergleichbaren Fachrichtung
mehrjährige Führungserfahrung in der Organisations- oder Personalentwicklung, idealerweise im staatlichen oder kommunalen Sektor

Bei ausländischen Bildungsqualifikationen benötigen wir einen Nachweis über die Gleichwertigkeit mit einem deutschen Abschluss.

Kenntnisse und Erfahrungen

• in der Anwendung etablierter Methoden des Change Managements, der Prozessoptimierung und des Projektmanagements
• in der Konzeption und Steuerung organisationsweiter Regelwerke sowie eines strukturierten Regelungsmanagements (z. B. Geschäftsordnungen, Organisationserlasse, Dienstanweisungen)
• in der rechtssicheren Ausgestaltung organisationsweiter Vorgaben unter Berücksichtigung der Ressortvorgaben des zuständigen Bundesministeriums
• in der Moderation und Strukturierung komplexer Abstimmungsprozesse mit unterschiedlichen Stakeholdern
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Programmen
• Sprachkenntnisse (CEFR-Niveau): Deutsch C2, Englisch mind. B2

Wünschenswert

• Erfahrungen mit der Weiterentwicklung von Verwaltungsstrukturen im Umfeld wissenschaftlicher Einrichtungen
• Kenntnisse in klassischen Instrumenten der Organisationssteuerung (z. B. Dienstpostenbewertung, Personalbedarfsplanung) sowie Erfahrungen mit agilen Arbeitsmethoden in organisationsweiten Projekten
• Erfahrungen mit der Einführung oder Weiterentwicklung digitaler Verwaltungsinstrumente im wissenschaftsnahen Umfeld (z. B. E-Akte, Prozessmanagement, Archivierung)
• Zusatzqualifikation, z.B. zertifizierte Ausbildung als OE-Berater/-in; Coach oder Change Manager/-in wünschenswert

Persönliche Kompetenzen

• Entscheidungsfähigkeit unter Einbezug der Prozessbeteiligten
• Adressatenorientierung durch zielgruppengerechte und verständliche Darstellung komplexer Inhalte
• konzeptionelles Denken und die Fähigkeit, komplexe Zusammenhänge zu erfassen und tragfähige Lösungsansätze zu entwickeln
• Belastbarkeit und ruhiges, überlegtes und flexibles Handeln auch in herausfordernden Situationen
• Verhandlungskompetenz mit sachlichem und lösungsorientiertem Verhandeln auch in schwierigen Situationen
• Kommunikationsfähigkeit und zuvorkommendes, freundliches und wertschätzendes Verhalten gegenüber anderen
• Durchsetzungsfähigkeit und zielgerichtetes Vertreten von Positionen sowie Herbeiführen tragfähiger Ergebnisse
• kooperative Leitung durch vertrauensvolle Zusammenarbeit sowie Förderung eigenverantwortlichen Handelns der Mitarbeitenden
• zielorientierte Führung im Einklang mit den Organisationszielen
• Mitarbeitermotivation und die Fähigkeit, Stärken zu erkennen und Mitarbeitende individuell zu fördern
• Diversity- und Genderkompetenz mit diskriminierungssensiblem Führungsverständnis und aktiver Berücksichtigung von Vielfalt und Chancengleichheit
• Change-Management-Kompetenz mit der Fähigkeit, Veränderungen aktiv zu gestalten und nachhaltig zu verankern

Weitere Voraussetzungen

Bereitschaft zur Teilnahme an einer erweiterten Sicherheitsüberprüfung nach § 9 Sicherheitsüberprüfungsgesetz (SÜG) sowie deren positiver Abschluss

Unser Angebot

Je nach Qualifikation und Erfahrung ist bei Vorliegen der laufbahnrechtlichen Voraussetzungen eine Übernahme in ein Beamtenverhältnis bis zur Besoldungsgruppe A 15 möglich. Alternativ kommt eine Beschäftigung im Tarifbereich bis zur Entgeltgruppe E 15 TVöD.