Project Administrator / Assistant (m/f/d) (50%-80%)

Das Max Planck Institut für Biochemie (MPIB) in Martinsried bei München ist eine der weltweit führenden internationalen Forschungseinrichtungen in den Bereichen Biochemie, Zell- und Strukturbiologie sowie biomedizinische Forschung. Mit rund 27 wissenschaftlichen Abteilungen und Forschungsgruppen und etwa 750 Mitarbeitern ist das MPIB eines der größten Institute der Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaft.

Wir suchen einen Teilzeit Projektadministrator / Assistenten (m/w/d) (50%–80%) für das Grants Office, um die Verwaltung von über 30 extern geförderten Forschungsprojekten mit einem Gesamtbudget von mehr als 40 Millionen Euro zu unterstützen.

Your responsibilities

• Unterstützung bei der Umsetzung administrativer Anforderungen verschiedener Fördergeber
• Pflege und Verwaltung von Datenbanken
• Mitwirkung an der Entwicklung und Implementierung weiterer Dienstleistungen des Grants Office
• Projektmanagement
• Entwurf, Prüfung und Bearbeitung von Verträgen und Fördervereinbarungen in Zusammenarbeit mit Forschenden, der Abteilung für Drittmittel, der Rechtsabteilung und externen Partnern
• Koordination der Erstellung wissenschaftlicher und finanzieller Berichte, einschließlich der Überwachung von Fristen
• Koordination und Umsetzung von Projektänderungen

Your profile

Wir suchen eine verantwortungsbewusste, gut organisierte und serviceorientierte Person, die sich schnell in verschiedene Themenbereiche einarbeiten kann und Freude daran hat, täglich die idealen Bedingungen für exzellente Forschung zu schaffen.

Die ideale Besetzung bringt Folgendes mit:

• Eine abgeschlossene Qualifikation in einem wissenschaftlichen Bereich oder als Betriebswirt
• Idealerweise Erfahrung in der Verwaltung extern geförderter Projekte
• Die Fähigkeit, englische Texte (Rechtschreibung und Grammatik) zu bearbeiten und Dokumente kreativ zu gestalten
• Ein Gefühl für Verantwortung, Gründlichkeit und Zuverlässigkeit
• Eine hilfsbereite Einstellung und eine teamorientierte Arbeitsweise
• Lernbereitschaft und Interesse an der Gestaltung neuer Prozesse
• Die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und die Zeit in einem dynamischen Umfeld effizient zu managen
• Starke Kommunikations- und Überzeugungsfähigkeiten in persönlichen, virtuellen und schriftlichen Interaktionen
• Kenntnisse in gesprochenem und geschriebenem Englisch (C1) und Deutsch (A2)
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, Word und Outlook, sowie die Bereitschaft, sich mit digitalen Tools vertraut zu machen

Our offer

• Eine interessante, vielseitige Position in einem internationalen Umfeld
• Vergütung nach TVöD (Bund), einschließlich Sozialleistungen und betrieblicher Altersvorsorge
• Vielfältige Möglichkeiten zur Weiterbildung und Entwicklung
• Flexible Arbeitszeiten, Option auf mobiles Arbeiten (bis zu 40% nach der Einarbeitung)
• 30 Tage Urlaub pro Jahr, zusätzliche freie Tage am Heiligabend und Silvester
• Betriebliches Gesundheitsmanagement, Sportprogramme, subventioniertes Jobticket, hauseigene Cafeteria
• Die Stelle ist ab sofort zu besetzen und zunächst auf 2 Jahre befristet, eine anschließende unbefristete Beschäftigung ist möglich und erwünscht

Application

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Bitte bewerben Sie sich bis zum 27. Mai 2026 mit Ihren Bewerbungsunterlagen (PDF-Dateien) über unser Online-Bewerbungsportal. Wir möchten uns auf Ihre Fähigkeiten, Erfahrungen und Motivation konzentrieren. Bitte senden Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen ohne persönliche Angaben wie Foto, Geburtsdatum oder Nationalität zu. Diese sind für den Auswahlprozess nicht relevant.

Bitte beachten Sie: Aus Datenschutzgründen können Bewerbungen per E-Mail nicht berücksichtigt werden.

Die Max-Planck-Gesellschaft setzt sich für Geschlechtergleichstellung und Diversität ein. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Hintergründen. Darüber hinaus setzen wir uns dafür ein, die Repräsentanz von Menschen mit Behinderungen in unserer Belegschaft zu erhöhen und ermutigen daher qualifizierte Personen aus diesem Kreis zur Bewerbung.