Procurement Assistant

Kurzbeschreibung der Position

Unterstützung der Teams von IRC Deutschland bei Beschaffungen.

Hauptaufgaben

• Unterstützung der Teams von IRC Deutschland bei Beschaffungen unter Einhaltung aller IRC‑ und Gebervorgaben.
• Anlage und Bearbeitung von Purchase Requests sowie Pflege korrekter Daten im ERP-System (Microsoft Dynamics 365).
• Pflege von Lieferantenstammdaten und Produktinformationen im ERP-System.
• Einholen von Angeboten, Kommunikation mit Lieferanten und Klärung von Rückfragen.
• Durchführung und Nachverfolgung des gesamten Procure‑to‑Pay‑Prozesses in enger Zusammenarbeit mit Finanzen und anderen Abteilungen.
• Verwaltung und Überwachung des Procurement‑Postfachs sowie Dokumentation von Lieferantenleistungen und ‑unterlagen.
• Identifizierung von Compliance‑Risiken, Sicherstellung der Einhaltung ethischer Standards und Übernahme weiterer Aufgaben nach Bedarf.

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Mindestens ein Jahr Berufserfahrung im Bereich Beschaffung, Office-Management oder einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit.
• Abgeschlossene Berufsausbildung oder ein Fachhochschul-/Bachelorabschluss in einem relevanten Bereich ist von Vorteil.
• Deutsch- und Englischkenntnisse auf B2-C2 Niveau nach dem Gemeinsamen Europäischem Referenzrahmen.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und Fristen in einem dynamischen Umfeld einzuhalten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint) sowie gängigen E-Mail- und Internetanwendungen.
• Kommunikationsstärke und Fähigkeit, strukturiert, verantwortungsbewusst und sowohl selbstständig als auch im Team zu arbeiten.
• Kenntnisse in der Arbeit mit ERP-Systemen, idealerweise Microsoft Dynamics 365, von Vorteil.
• Gute Kenntnisse gängiger Beschaffungsprozesse, idealerweise im NGO- oder öffentlichen Sektor, von Vorteil.