Personal- & Office-Manager*in

Kurzbeschreibung der Position

Die überparteiliche Schwarzkopf-Stiftung Junges Europa wurde 1971 von Pauline Schwarzkopf gegründet. Seit fünf Jahrzehnten verfolgt die Stiftung das Ziel, die gesamteuropäische Verständigung zu fördern, Rechtsextremismus, Antisemitismus und Rassismus zu bekämpfen und das junge Europa zu stärken.

Junge Menschen tragen zum gesellschaftlichen Zusammenhalt bei und spielen eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung Europas. Deswegen unterstützen wir sie dabei, ein politisches Bewusstsein und eine Vision für das Europa zu entwickeln, in dem sie leben wollen.

Wir bieten jungen Menschen Möglichkeiten für Begegnungen, für ihre persönliche Entwicklung und für aktive zivilgesellschaftliche Teilhabe. In vielfältigen Projekten setzen wir uns gemeinsam mit ihnen für ein offenes, solidarisches und demokratisches Europa ein und stärken junge und pluralistische Stimmen in ganz Europa und darüber hinaus.

Für unser Administrationsteam, bestehend aus den Bereichen Personal, Finanzen, IT und Office Management, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt

einen Personal- und Office-Managerin

in Teil- oder Vollzeit (65-100 %). In dieser Rolle übernimmst du eine zentrale Schnittstellenfunktion und sorgst gemeinsam mit deinen Kolleg*innen dafür, dass administrative Prozesse verlässlich funktionieren und gute Rahmenbedingungen für die Arbeit unserer Mitarbeitenden geschaffen werden.

Hauptaufgaben

• Personaladministration (z.B. Erstellung von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und Bescheinigungen)
• Vor- und Nachbereitung der Gehaltsabrechnungen
• Anwendung und Pflege unserer HR-Software (Personio) und ggf. Einführung neuer Module in Zusammenarbeit mit der Kaufmännischen Leitung
• Planung und Durchführung von Recruiting- und On-/Offboarding-Prozessen
• Vorbereitende Budgetplanung, -verwaltung und Controlling eines Teilbudgets in Abstimmung mit der Kaufmännischen Leitung
• Beratung von Mitarbeitenden in personalbezogenen Angelegenheiten
• Mitarbeit im Bereich Personalentwicklung
• Erstellung personalbezogener Auswertungen und Reports
• Büroorganisation inkl. Beschaffung und Logistik von Arbeitsmaterialien
• Mitarbeit bei der Instandhaltung der Büroräume, Bildschirmarbeitsplätze und Besprechungs-/Veranstaltungsräume der Stiftung
• Kommunikation und Abstimmung mit externen Dienstleisterinnen, Untermieterinnen und der Hausverwaltung
• Mitarbeit bei der Umsetzung und Einhaltung von Arbeitssicherheitsmaßnahmen
• Bearbeitung von Postversand, Paketen und Lieferungen

Anforderungsprofil

• Erfahrungen in den Bereichen Personalmanagement/-administration, idealerweise in einer Non-Profit-Organisation oder einem vergleichbaren Umfeld
• Kenntnisse in der vorbereitenden Lohnbuchhaltung und im Arbeitsrecht
• Erfahrung im Umgang mit personalrelevanten Softwares (z.B. Personio, DATEV) oder schnelle Auffassungsgabe bei der Einarbeitung in digitale Systeme
• Kenntnisse und Erfahrung im Office Management oder ausgeprägtes Interesse daran, diesen Bereich aktiv mitzugestalten
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (Arbeitssprache der Stiftung ist Englisch)
• Sensibilität für unterschiedliche Arbeitsrealitäten und Freude an serviceorientierter Zusammenarbeit

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Eine entwicklungsorientierte Organisation in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld in Berlin-Mitte
• Möglichkeiten zu mobil-flexiblen Arbeiten
• 30 Urlaubstage pro Kalenderjahr bei einer 5-Tage-Woche und bis zu 4 weitere arbeitsfreie Tage entsprechend den geltenden Betriebsvereinbarungen
• Regelmäßige bezahlte Auszeiten für deine mentale Gesundheit („Wellbeing Hour“)
• Die Vergütung richtet sich nach unserem Haustarif und variiert je nach individueller Vorerfahrung. Das voraussichtliche Bruttogehalt für diese Stelle in Vollzeit (38 Std. pro Woche) beträgt zwischen 3.319,25 € und 3.692,14 € pro Monat.