Personal Assistant (m/f/d) to support the Department Director

Aufgaben

• Büroadministration (Terminplanung, Organisation von Besprechungen, Akten- und Dokumentenmanagement)
• Reisemanagement (Planung und Buchung von In- und Auslandsdienstreisen sowie Abwicklung von Reisekostenabrechnungen)
• Sicherstellung der rechtzeitigen Informationsweitergabe an die richtigen Empfänger
• Übernahme von Übersetzungen und der gesamten Korrespondenz (in Deutsch und Englisch; bei Bedarf in Französisch)
• Erstellung und Verteilung von Besprechungsprotokollen sowie Nachverfolgung der vom Abteilungsleiter beschlossenen Maßnahmen
• Unterstützung bei der Planung, Organisation und Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen und Seminaren
• Empfang und Betreuung von Gästen der Abteilung
• Professionelle Unterstützung von Mitarbeitenden beim Onboarding und Offboarding
• Klärung offener Fragen von Labormitgliedern mit den wissenschaftlichen, technischen und administrativen Serviceeinheiten des Instituts sowie mit den zuständigen Ansprechpartnern in der Generalverwaltung in München

Profil

• Abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder ein vergleichbarer betriebswirtschaftlicher Abschluss
• Erste Berufserfahrung in diesem Bereich ist wünschenswert
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift sind zwingend erforderlich
• Gute Kenntnisse in Französisch werden erwartet
• Fortgeschrittene Kenntnisse in der Anwendung gängiger Softwarepakete, insbesondere MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), sind erforderlich
• Gute Kenntnisse in Grafikprogrammen sind ein Plus
• Auch bei wechselnder und vielfältiger Arbeitsbelastung behalten Sie den Überblick, führen mehrere Gespräche gleichzeitig und setzen Prioritäten
• Sie beweisen großes diplomatisches Geschick und Loyalität und sind zielorientiert
• Sie sind teamfähig, kommunikativ und bringen ein hohes Maß an Flexibilität und Eigeninitiative mit

Wir bieten

• Internationales Forschungsumfeld mit hervorragender Infrastruktur und einer positiven Arbeitsatmosphäre, die einen hohen Wert auf die Work-Life-Balance legt
• Vergütung nach TVöD bis maximal E8/9a, sofern die tariflichen und persönlichen Voraussetzungen erfüllt sind
• Sozialleistungen im öffentlichen Dienst (VBL)
• Zusätzliche leistungsbezogene Vergütungskomponente
• Möglichkeiten zur beruflichen Fort- und Weiterbildung
• Gute Anbindungen an den öffentlichen Nahverkehr und Zuschuss zum Jobticket
• Herausfordernde Arbeit in einem modernen Arbeitsumfeld
• Mobiles Arbeiten an einem Ort Ihrer Wahl innerhalb Deutschlands ist in begründeten Fällen bis zu maximal 40 % der regulären wöchentlichen Arbeitszeit möglich
• Geschäfte in Gehweite für den Lebensmitteleinkauf
• Welcome-Service
• Familienfreundliche Angebote (zugehörige Kindertagesstätte am Institut, Eltern-Kind-Raum, Stillzimmer)
• Wertschätzung und Förderung von Diversität, Inklusion und Chancengleichheit; Bewerbungen aus allen Hintergründen sowie von Menschen mit schweren Behinderungen sind willkommen; ausdrückliche Förderung von Frauen in unterrepräsentierten Bereichen

Rahmenbedingungen

• Teilzeit (50-75 %)
• Beginn: schnellstmöglich
• Befristung: zunächst auf zwei Jahre befristet

Über das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik

Das Max-Planck-Institut für Immunbiologie und Epigenetik (MPI-IE) in Freiburg, Deutschland, ist eine interdisziplinäre Forschungseinrichtung, die Grundlagenforschung in zwei Schlüsselbereichen der modernen Biologie betreibt: Immunbiologie und Epigenetik. Zentrale Fragen befassen sich mit den molekularen Grundlagen von Zelltypidentitäten, wie sie während der Immunzelldifferenzierung, der metabolischen Antwort und der epigenetischen Chromatinadaptation reguliert werden.

Bewerbung

Bitte bewerben Sie sich bis zum 23.11.2026 mit Ihren vollständigen Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) sowie Angaben zu Ihren gewünschten Prozentanteilen der Arbeitszeit über den Bewerbungslink zur Originalanzeige.