Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Für unseren Standort in Düsseldorf suchen wir ab Juni einen Office Managerin | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit mit mindestens 25 Stunden/ Woche. Die Stelle ist zunächst befristet bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung; es besteht die Möglichkeit, teilweise aus dem Homeoffice zu arbeiten.

Hauptaufgaben

Assistenz der Geschäftsführung:

• Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen im Kalender der Geschäftsführung
• Koordination und Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben der Geschäftsführung
• Strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings
• Gremienbetreuung und -kommunikation, z.B. Einladung zu Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung
• Erstellung und Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen

Office Management:

• Büroorganisation und Abwicklung des Tagesgeschäftes
• Einkaufs- und Beschaffungswesen
• Koordination und Kommunikation externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inkl. Vertragsmanagement
• Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM)
• Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen)

Administratives HR-Management:

• Koordination von Recruitingprozessen inkl. der Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio)
• Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen
• Pflege von Personalunterlagen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Mehrjährige (mind. 5 Jahre) Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder in vergleichbarer Position
• Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern
• Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Exzellente Office-Kenntnisse (v.a. Word, Outlook, Excel)
• Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio)
• Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen
• Schnelle Auffassungsgabe
• Freude an der Arbeit im Team
• Bereitschaft, an mindestens zwei Tagen pro Woche in unserem Düsseldorfer Büro zu arbeiten

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Neben dem guten Gefühl, sich für eine wirklich sinnvollen Sache zu engagieren, bieten wir eine abwechslungsreiche, anspruchsvolle Tätigkeit in einem netten, hochmotivierten Team, sehr flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit, teilweise im Homeoffice zu arbeiten.