Office Manager*in | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

EDUCATION Y e.V. – Düsseldorf

Kurzbeschreibung der Position

Suche nach einern Office Managerin | Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) in Teilzeit (mindestens 25 Stunden/Woche) für den Standort Düsseldorf. Die Stelle ist zunächst befristet bis zum 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung.

Hauptaufgaben

  • Assistenz der Geschäftsführung: Eigenständige Koordination und Priorisierung von Terminen, Überwachung der täglichen und wöchentlichen Arbeitsaufgaben, strukturierte Vor- und Nachbereitung von Meetings, Gremienbetreuung und -kommunikation (z. B. Vorstandssitzungen, Terminabstimmung, Protokollführung) sowie Erstellung von Unterlagen und Präsentationen.
  • Office Management: Büroorganisation, Abwicklung des Tagesgeschäftes, Einkaufs- und Beschaffungswesen, Koordination externer Dienstleister (z. B. IT, Reinigung, Facility Management) inklusive Vertragsmanagement, Pflege und Weiterentwicklung von Dokumentationen, Ablagestrukturen und Systemen (z. B. CRM) sowie Planung und Umsetzung interner Formate (z. B. Teamtage, Workshops, Veranstaltungen).
  • Administratives HR-Management: Koordination von Recruitingprozessen inklusive Organisation von Vorstellungsgesprächen (über Personio), Organisation und Begleitung von On- und Offboarding-Prozessen sowie Pflege von Personalunterlagen.

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Mehrjährige Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) im Office Management, in der Assistenz der Geschäftsführung oder einer vergleichbaren Position.
  • Ausgeprägte Organisationsstärke sowie die Fähigkeit, mehrere Themen parallel zu priorisieren und eigenständig zu steuern.
  • Strukturierte, zuverlässige und proaktive Arbeitsweise.
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
  • Exzellente Office-Kenntnisse (insbesondere Word, Outlook, Excel).
  • Erfahrung mit digitalen Tools (z. B. CRM, HR-Software wie Personio).
  • Erfahrung im Umgang mit internen und externen Schnittstellen.
  • Schnelle Auffassungsgabe und Freude an der Arbeit im Team.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Arbeitsort: Düsseldorf.
  • Teilzeit mit mindestens 25 Stunden pro Woche.
  • Befristeter Vertrag bis 31.03.2028 mit Option auf Verlängerung.
  • Teilweise Homeoffice möglich (Bereitschaft zur Arbeit im Büro an mindestens zwei Tagen pro Woche).
  • Flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten.