Mitarbeiterin oder Mitarbeiter (w/m/d) für die elektronische Rechnungseingangsverarbeitung (Bürokaufmann/-frau)

Kurzbeschreibung der Position

Sie sind für die Belegverwaltung mit Schwerpunkt eingehende Rechnungen für die sachgerechte Erfassung, Prüfung und Bearbeitung aller eingehenden Rechnungsbelege im Dokumentenmanagementsystem der Hochschule verantwortlich und tragen damit wesentlich zur reibungslosen Abwicklung von Beschaffungsvorgängen bei.

Hauptaufgaben

• Erfassung, Prüfung der formalen Richtigkeit und Validierung von Eingangsrechnungen (Papier oder digital) mithilfe einer OCR-gestützten Software

• Zuordnung zu und Verteilung von Rechnungen über einen digitalen Workflow zur Zeichnung an die zuständigen Bereiche der Hochschule (Initiierung Freigabeprozess) und Überwachung des Workflows

• Klärung von Differenzen, Rückfragen und Abweichungen zu den eingelesenen Rechnungen

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Erfolgreich abgeschlossene (kaufmännische) Berufsausbildung, idealerweise mit Berufserfahrung im Haushaltsbereich

• Sie zeichnen sich durch eine selbständige, ergebnisorientierte und vor allem strukturierte Arbeitsweise, hohe Kommunikationsfähigkeit sowie kunden- und serviceorientierte Arbeitsweise aus.

• Wünschenswert sind Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen und damit verbundenen Arbeitsschritten.

• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• einen auf zwei Jahre befristeten Arbeitsvertrag in Teilzeit mit 20 Stunden / Woche

• Bezahlung nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L) in Entgeltgruppe 5

• einen modernen Arbeitsplatz an einer familienfreundlichen Hochschule im schönen Allgäu

• hohe zeitliche Flexibilität mit bis zu 50% der wöchentlichen Arbeitszeit im mobilen Arbeiten

• Sozialleistungen gemäß den Regelungen des öffentlichen Dienstes, einschließlich zusätzlicher Altersversorgung

• betriebliches Gesundheitsmanagement und umfassende Fortbildungsangebote