Mitarbeiter*innen (m/w/d) für die Immatrikulation (Helfer/in - Büro, Verwaltung)

Kurzbeschreibung der Position

Das Studierendensekretariat verwaltet die zentralen Daten aller RUB-Studierenden und ist daher die erste Anlaufstelle in grundlegenden organisatorischen Fragen. Die Aufgabenfelder erstrecken sich von der Zulassung über Einschreibung, Umschreibung, Beurlaubung etc. bis hin zur Exmatrikulation. Auch die Stipendienverwaltung sitzt in der Abteilung des Studierendensekretariats.

Hauptaufgaben

Im Team der Immatrikulation schreiben Sie anhand hochgeladener Unterlagen neue Studierende ein, fordern bei Unvollständigkeit Dokumente nach und überprüfen das Vorhandensein der Zulassungs- bzw. Einschreibungskriterien. Hierfür nutzen Sie Softwareprogramme, in die Sie eingearbeitet werden. Hilfesuchenden Einzuschreibenden beantworten Sie Fragen, außerdem prüfen Sie die Originaldokumente.

• First-Level-Support zu telefonischen, schriftlichen und persönlichen Anfragen von Bewerber*innen und Studierenden
• Prüfung der Unterlagen von Einzuschreibenden und Bearbeitung/Erstellung eines Datensatzes über HISinOne
• Unterstützung bei Sortier- und Ablagearbeiten der Abteilung
• Überprüfung der Original-Dokumente
• Ggf. unterstützende Tätigkeiten im Studierendensekretariat

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Sie sind freundlich, belastbar und auch in stressigen Situationen geduldig und serviceorientiert im Kundenkontakt
• Sie verfügen über gute Kenntnisse über die RUB und das eCampus-System bzw. FlexNow
• Sie verfügen über eine ausgeprägte soziale Kompetenz, Team- und Kommunikationsfähigkeit
• Sie verfügen über verhandlungssichere Deutschkenntnisse (mindestens C1)
• Sie verfügen über sehr gute Englischkenntnisse (mindestens B2)
• Sie sind routiniert im Umgang mit PCs und kennen die gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook)
• Sie sind bereit, sich in neue Anwendungen und verschiedene Medien einzuarbeiten
• Sie besitzen ein hohes Maß an Flexibilität
• Sie besitzen hohe interkulturelle Kompetenz
• Idealerweise sind Sie eingeschriebener Studierender der Ruhr-Universität Bochum