Mitarbeiter*in Promotionsbüro PhD (m/w/d) (Kaufmann/-frau - Bürokommunikation)

Kurzbeschreibung der Position

Administrative Betreuung von PhD Promotionsverfahren.

Hauptaufgaben

• Administrative Betreuung von PhD Promotionsverfahren unter Berücksichtigung der einschlägigen Promotionsordnungen und Regelungen
• Telefonische Betreuung und Beratung von Promovierenden und Betreuer*innen
• Organisation, Vor- und Nachbereitung sowie Teilnahme an Promotionsausschusssitzungen und ggf. weiteren Terminen
• Umsetzung der Beschlüsse des Promotionsausschusses sowie aktive Mitgestaltung durch eigenständige Einbringung relevanter Themen
• Unterstützung bei der Koordination, Organisation und Betreuung von internationalen PhD-Kooperationen sowie Abstimmungen mit Schnittstellenabteilungen
• Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung der Promotionsverleihung
• Pflege, Bearbeitung und Aktualisierung der Website
• Übernahme von projektbezogenen Aufgaben

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder einen vergleichbaren Abschluss oder ein abgeschlossenes Hochschulstudium
• Eine selbstständige, strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Beherrschung der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift
• Engagierte, kommunikative Persönlichkeit mit guten Umgangsformen
• Erfahrungen in der Administration von Hochschulangelegenheiten sind wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen
• Teamfähigkeit, Flexibilität & Bereitschaft, sich in ein neues Arbeitsgebiet einzuarbeiten

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung inkl. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)