Mitarbeiter:in mit dem Schwerpunkt Büro- und Verwaltungsmanagement (m/w/d)

Wir suchen eine*n Mitarbeiter:in mit dem Schwerpunkt Büro- und Verwaltungsmanagement (m/w/d)

Für den Standort Stuttgart bei der Deutschen Kinder- und Jugendstiftung suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen 🏈ngagierten Mitarbeiter:in mit Leidenschaft für soziales Engagement und Bildungsgerechtigkeit.

Aufgaben

• Sie übernehmen in Abstimmung mit einer weiteren Verwaltungsmitarbeiterin allgemeine Verwaltungs- und Bürotätigkeiten.
• Sie übernehmen Reise- und/ oder Übernachtungsbuchungen, Terminkoordination oder Abstimmung mit Dienstleistern.
• Sie sorgen mit einem zuverlässigen Einladungs- und Veranstaltungsmanagement für reibungslosen Termin- und Veranstaltungsablauf.
• Sie erstellen Honorarvertragsunterlagen und Vergabevermerke.
• Sie bearbeiten und prüfen Rechnungen in Kooperation mit dem Team Buchhaltung.
• Sie sind verantwortlich für die strukturierte Ablage von digitalen und analogen Dokumenten, pflegen Kontaktdatenbank und Verteiler.
• Sie wirken an der Dokumentation und dem Wissensmanagement mit.
• Zu Ihren Aufgaben zählen ferner allgemeiner Schriftverkehr, Bestellungen von Material, anfallende Recherchetätigkeiten sowie die Inventarisierung von Material und Technik.

Anforderungsprofil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (nach BBiG) oder vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten.
• Sie bringen Erfahrungen im Organisieren von Büroabläufen und Veranstaltungen mit.
• Sie wenden gängige Office-Programme, insbesondere MS Excel, routiniert an.
• Sie arbeiten selbstständig und fokussiert und behalten das vereinbarte Ergebnis im Blick.
• Sie legen Wert darauf, transparent, verständlich und verlässlich zu kommunizieren.
• Sie verfügen über Kenntnisse der deutschen Sprache vergleichbar mit dem Niveau C1 laut Europ. Referenzrahmen.