Mitarbeiter*in Geschäftsstelle (m/w/d)

Aufgaben

• Organisation eines reibungslosen Büroablaufs sowie einer angenehmen und gut funktionierenden Arbeitsumgebung
• Betreuung zentraler administrativer Prozesse, z. B. Post, Bestellungen, Büromaterial sowie Ansprechperson für organisatorische Anliegen von Mitarbeitenden
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Meetings, Veranstaltungen und internen Formaten
• Koordination externer Dienstleisterinnen, Betreuung von Gästen und Partnerinnen sowie Unterstützung bei praktischen Themen rund um die Geschäftsstelle
• Organisatorische und administrative Unterstützung des geschäftsführenden Vorstands im Tagesgeschäft
• Koordination von Terminen, Dienstreisen, Reisekostenabrechnungen und Abstimmungsprozessen
• Mitwirkung bei administrativen Prozessen im Finanzbereich
• Pflege und Betreuung unseres Customer Relationship Management Systems Salesforce, inklusive Sicherstellung und Weiterentwicklung der Datenqualität unter Einhaltung der Datenschutzstandards
• Unterstützung der Kolleg*innen bei der Nutzung von Salesforce, Erstellung von Verteilern sowie Durchführung von Schulungsmaßnahmen
• Zusammenarbeit mit der Kommunikationsabteilung und den Stiftungsteams sowie externen Ansprechpartner*innen für Salesforce und IT

Anforderungsprofil

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Praktische Berufserfahrung im Office Management, Empfang, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren Rolle
• Sicherer Umgang mit organisatorischen Abläufen im Büroalltag sowie eine zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise
• Freundliches, verbindliches und professionelles Auftreten im Kontakt mit Mitarbeitenden, Gästen und externen Partner*innen
• Bereitschaft, praktische Aufgaben im Büroalltag ebenso zu übernehmen wie koordinierende und administrative Themen
• Interesse an digitalen Anwendungen und Adressdatenbanksystemen, idealerweise Erfahrung mit Salesforce
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse