Mitarbeiter*in für die Assistenz der Institutsleitung und das Office Management (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Das Leibniz-Institut für Geschichte und Kultur des östlichen Europa (GWZO) sucht eine/n Mitarbeiter*in für die Assistenz der Institutsleitung und das Office Management.

Hauptaufgaben

• Büroorganisation (Terminverwaltung, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Sitzungen, Planung organisatorischer Abläufe, Überprüfung der Einhaltung der Corporate Design-Richtlinien)
• Versehen der Poststelle des GWZO (Postein-/-ausgänge), Paketannahme sowie Einlasskontrolle und allgemeiner Telefondienst
• Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung interner Veranstaltungen (Besprechungen, Gremiensitzungen, Vollversammlungen der Institutsangehörigen)
• Führen der allgemeinen Korrespondenz, Koordination mit externen Partner*innen und Unterstützung der Direktion in weiteren organisatorischen Fragen (Dienstreiseplanungen und -abrechnungen)
• Korrekturlesen deutschsprachiger Schriftstücke und Dokumente
• Unterstützung der wissenschaftssteuernden Arbeit (Berichterstattung von Aktivitäten und Leistungen, selbständige (Internet)Recherchen und Informationszusammenstellung, Pflege Adressdatenbanken)

Allgemeine Verwaltungsaufgaben:

• Abwicklung von Beschaffungsprozessen für wissenschaftliche Projekte, u.a. Angebotseinholung und -auswertung, Vorbereiten von Vergabevermerken, Erstellen von Vertragsentwürfen (Honorar- und Werkverträge), einschl. Korrespondenz
• Umsetzen von Maßnahmen der Bewirtschaftung (Verwaltung sämtlicher Diensträume, Betreuung der Schließanlagen, Koordination von Handwerker*innen u.a. Dienstleistungsbetriebe, einschl. Korrespondenz)
• Vor- und Nachbereitung des Arbeitsschutzausschusses sowie der jährlichen Arbeitssicherheitsbegehung
• Planung und Organisation von betriebsärztlichen Untersuchungen
• Durchführung von Prozessoptimierungen der Beschaffungs- und Bewirtschaftungsprozesse sowie der Arbeitssicherheit
• Entwicklung von Maßnahmen zur Realisierung eines nachhaltigen Forschungsbetriebs

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung in einem Beruf der Bürokommunikation oder Verwaltung oder einschlägige Erfahrungen in diesem Bereich nach Studium oder vergleichbare Qualifikation
• einschlägige Erfahrungen im Office-Management
• Strukturierte Arbeitsweise, hohe Selbstständigkeit, Proaktivität und Zuverlässigkeit
• Freude an der Arbeit im Team, freundliches Auftreten nach innen und außen in einem vielfältigen, internationalen Umfeld
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten, sehr gute Kenntnisse deutscher Rechtschreibung und Grammatik
• sehr gute Kenntnisse der englischen Sprache
• Versierter Umgang mit MS-Office Programmen und Bereitschaft, sich bei Bedarf in weitere Programme einzuarbeiten
• Erfahrungen in der Arbeit mit Wissenschaftseinrichtungen sind von Vorteil

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Hervorragende Arbeitsbedingungen in einem kreativen und motivierenden Arbeitsumfeld
• Offene und teamorientierte Arbeitsatmosphäre, flache Hierarchien
• Fachbezogene Weiterbildungsmöglichkeiten
• Möglichkeit zur mobilen Arbeit
• Betriebliche Altersvorsorge im Rahmen der VBL
• Möglichkeit zum Erwerb des Deutschlandtickets als Jobticket mit Zuschuss des Instituts
• Arbeitsplatz im Herzen der Stadt
• Lebendige Sozialkultur, Offenheit und vertrauensvolles Miteinander