Mitarbeiter*in Front Office für Empfang und Veranstaltungsmanagement - als Elternzeitvertretung

Kurzbeschreibung der Position

Als Teil unseres Empfangs- und Eventteams sind Sie das Aushängeschild unseres Instituts und zentrale Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Gäste.

Hauptaufgaben

Empfang, Betreuung und Bewirtung unserer Gäste
Betreuung unserer Telefonzentrale und Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost
Vorbereitung von Besprechungen und Organisation/Verwaltung der Besprechungsräume
Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung interner und externer Veranstaltungen (inklusive Terminkoordination, Catering, Angebotseinholung, Dokumentation usw.)
Bestellung und Verwaltung von Büro- und Verbrauchsmaterialien
Erledigung allgemeiner administrativer Aufgaben für die Verwaltung

Qualifikationen und Fähigkeiten

eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder serviceorientierten Bereich und nachweisbare (mehrjährige) Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position, idealerweise im Front Office oder am Empfang
ein herzliches, offenes und kommunikationsstarkes Auftreten sowie ein starker Teamgeist
sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick, Flexibilität und Belastbarkeit sowie die Bereitschaft, gelegentlich bei Bedarf auch außerhalb der regulären Zeiten zu arbeiten (z. B. Inhouse-Veranstaltungen am Wochenende oder abends)
routinierte Kenntnisse in der Anwendung von MS Office und modernen Kommunikationsmitteln; weiterhin von Vorteil sind Anwenderkenntnisse in SAP