Koordinator:in / Sachbearbeiter:in Young Researchers Relations (m/w/d)

Kurzbeschreibung der Position

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir dich als Koordinator:in im Bereich Young Researchers Relations mit Schwerpunkt Teilnehmermanagement, Reisemanagement und Veranstaltungsorganisation.

Hauptaufgaben

• Ganzheitliche Betreuung von rund 200 internationalen Young Researchers vor und während des Heidelberg Laureate Forum (September)
• Verantwortung für das Teilnehmer- und Gästemanagement eines internationalen Wissenschaftsevents
• Organisation und Abwicklung von Reisestipendien, Reisebuchungen und Visa-Prozessen
• Verwaltung, Pflege und Auswertung von Teilnehmendendaten im CRM-System
• Koordination von Hotelkontingenten sowie enge Abstimmung mit internen Abteilungen und externen Partnern

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Event-, Teilnehmer- oder Veranstaltungsmanagement, idealerweise im internationalen Umfeld
• Verhandlungssichere Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr sichere MS-Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, fortgeschritten) sowie idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen
• Strukturierte, präzise und eigenständige Arbeitsweise mit sicherem Umgang mit umfangreichen Datensätzen und organisatorischen Prozessen sowie hoher Belastbarkeit in intensiven Veranstaltungsphasen

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

Gleitzeit, 30 Urlaubstage (bei einer 5-Tage-Woche) und zusätzliche betriebliche Feiertage sowie die Möglichkeit, anteilig ortsflexibel arbeiten zu können.
Jobticket, Kita-Zuschuss, Vermögenswirksame Leistungen, Betriebliche Altersversorgung, Vorsorgeschecks und weitere attraktive Leistungen.