Koordination IT-Systeme Auslandsbüros (w/m/d/k.A.)

Kurzbeschreibung der Position

Hauptaufgaben

• Koordination und Weiterentwicklung des Benutzerservices für die Mitarbeiter*innen der Heinrich-Böll-Stiftung (hbs) im Ausland (aktuell 41 Auslandsbüros), mit Schwerpunkt auf der Nutzung von Microsoft 365 und zentralen IT-Services
• Unterstützung des Anwendersupports für Microsoft 365 (1st-Level): Annahme und Qualifizierung von Anfragen, Bereitstellung von Standardlösungen sowie Koordination der Weiterleitung an den 2nd-Level-Support bzw. externe Dienstleister
• Koordination und Steuerung von Beschaffungsempfehlungen für IT-Systeme und IT-Services der Auslandsbüros (insbesondere Lizenzen und Services im Umfeld von M365)
• Mitwirkung bei der Planung, Budgetierung und dem finanziellen Controlling von IT-Leistungen für die Auslandsbüros (z. B. Lizenzbestände, laufende Betriebskosten, Projektbudgets), inklusive Erstellung von Auswertungen und Übersichten
• Koordination und Steuerung der Kommunikation mit IT-Dienstleistern und Büroleitungen an den Standorten der Auslandsbüros; Sicherstellung einer transparenten, adressatengerechten Information über IT-Themen
• Verantwortliche Organisation und kontinuierliche Optimierung von Abläufen zur Erhaltung und Weiterentwicklung des aktuellen Software- und Organisationsstandards in den Auslandsbüros
• Erste Analyse von Störungen und Anfragen (Fehleranalyse im Rahmen des 1st-Level-Supports)   sowie Koordination der weiteren Bearbeitung mit internen IT-Fachkolleg*innen und externen Dienstleistern (Fehlermanagement)
• Überwachung der Einhaltung definierter IT-Standards (z. B. Datensicherung, Datenpflege, Nutzung von M365) anhand von Reports und Rückmeldungen; Eskalation an zuständige IT-Fachverantwortliche, wo erforderlich
• Selbständiges Controlling der Datensicherung und -pflege
• Pflege und Strukturierung der IT-Dokumentation für die Auslandsbüros (Prozesse, Kontakte, Standards, Rollen) sowie Erstellung und Aktualisierung von Leitfäden, FAQ und Kurz-Anleitungen   („How-tos“) für M365 und andere zentrale Anwendungen
• Mitarbeit an der Konzeption, Organisation und Durchführung von Qualifizierungsmaßnahmen für Mitarbeiter*innen der Auslandsbüros (z. B. Schulungen, Webinare, kurze Online-Formate) mit Schwerpunkt auf der Nutzung von M365
• Projektmanagement bzw. Projektkoordination für die Einführung neuer IT-Applikationen und IT-Prozesse in den Auslandsbüros, einschließlich Abstimmung von Anforderungen, Zeitplanung, Kommunikation und Dokumentation
• Mitwirkung an der Umsetzung der Gemeinschaftsaufgabe „Teilhabe, Geschlechterdemokratie und Antidiskriminierung“

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Einen einschlägigen Fachhochschulabschluss / Bachelor oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion im IT-Umfeld (z. B. IT-Koordination, IT-Service-Management, IT-nahe Sachbearbeitung oder Projektassistenz im IT-Bereich)
• Gute Kenntnisse in der Anwendung und dem organisatorischen Einsatz von Microsoft 365 (z. B. Outlook, Teams, OneDrive, SharePoint, Office-Anwendungen) aus Anwender- und Prozesssicht; Bereitschaft zur kontinuierlichen Fortbildung in diesem Bereich
• Grundverständnis von IT-Infrastrukturen, Netzwerken und IT-Sicherheit, um Anforderungen und  Störungen einordnen sowie mit IT-Fachkräften und Dienstleistern zielgerichtet kommunizieren zu können
• Erfahrung im Umgang mit Ticket-/Servicedesk-Systemen sowie in der strukturierten Dokumentation von Anfragen, Lösungen und Prozessen ist wünschenswert
• Kenntnisse im kaufmännischen Bereich / Controlling (z. B. Auswertung von Kennzahlen, Erstellung einfacher Kalkulationen und Budgetübersichten, idealerweise mit Excel) – vorzugsweise mit Bezug zu IT-Kosten und Lizenzen
• Selbstständige Mitarbeit in (internationalen) IT-Projekten; idealerweise Erfahrung in der Koordination von Projektaufgaben und der Abstimmung mit verschiedenen Stakeholdern
• Sehr gute deutsche und englische Sprachkenntnisse in Wort und Schrift
• Gute Kenntnisse einer weiteren Sprache (bevorzugt Spanisch) von Vorteil
• Zielgerichtete, lösungsorientierte und selbständige Arbeitsweise, die von einem hohen Anspruch an Sorgfalt und Qualität geprägt ist
• Schnelle Auffassungsgabe, gute Analysefähigkeit und Prozessverständnis
• Leistungsbereitschaft
• Teamfähigkeit
• Sehr gute Kooperations- und Kommunikationsfähigkeit
• Dienstleistungsorientierung
• Gender- und Diversitykompetenz

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Sinnstiftende Arbeit
• Mobiles und flexibles Arbeiten: Nutzen Sie die Möglichkeit, bis zu 60 % Ihrer Arbeitszeit mobil und ortsunabhängig in Deutschland zu gestalten. Zudem bieten wir eine Gleitzeitregelung, die es Ihnen ermöglicht, Ihre Arbeitszeiten innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen flexibel zu gestalten.
• Weiterbildung
• Jobticket und zentrale Lage
• Urlaub: Genießen Sie 30 Tage Jahresurlaub bei einer 5-Tage-Woche.
• Vergütung: Durch den TVöD erwartet Sie eine transparente, faire Gehaltsstruktur mit einer Jahressonderzahlung. Diese Stelle wird nach EG 11 TVöD Bund[bei Erfüllung der personenbezogenen Voraussetzungen] vergütet.
• Altersvorsorge
• Barrierearmes Arbeitsumfeld
• Alle sind willkommen