Grant Administration Officer (GAO)

Über das Projekt

Die Frankfurt Zoological Society (FZS) ist eine globale Naturschutzorganisation, die sich dem Schutz der biologischen Vielfalt und von Wildnisgebieten durch nachhaltiges Ressourcenmanagement, Partnerschaften sowie die Förderung von ökologischer und sozialer Gerechtigkeit widmet. Die Frankfurt Zoological Society schützt Wildtiere und Ökosysteme mit Schwerpunkt auf Schutzgebieten und herausragenden Wildnisorten. Die FZS unterhält langfristige Naturschutzprogramme in Afrika, Südamerika, Asien und Europa. Das Afrika-Programm ist das größte und älteste Programm der FZS und ist in fünf Schwerpunktländern aktiv: der Demokratischen Republik Kongo, Äthiopien, Tansania, Sambia und Simbabwe (

Über die Position

Nehmen Sie eine zentrale Rolle bei der Stärkung der Koordination, Compliance und Effektivität von durch Zuschüsse finanzierten Naturschutzprogrammen ein.
Der Grant Administration Officer (GAO) unterstützt den gesamten Lebenszyklus von Zuschüssen, von der Identifizierung von Möglichkeiten und der Entwicklung von Vorschlägen bis hin zur Berichterstattung, Compliance und Audit-Vorbereitung. Die Rolle konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass die Anforderungen der Geber, interne Prozesse und Projektbedürfnisse aufeinander abgestimmt sind, sodass die Teams qualitativ hochwertige, zeitnahe und konforme Ergebnisse liefern können.
In enger Zusammenarbeit mit dem Senior Grant Manager, den Grant Managern und den Chiefs of Party wird der GAO das Informationsmanagement verbessern, die Zuschussprozesse optimieren und die teamübergreifende Koordination unterstützen. Die Position trägt zudem zum Datenmanagement, zu Berichterstattungssystemen und zum Wissensaustausch bei, um sicherzustellen, dass zuschussbezogene Informationen genau, zugänglich und innerhalb von FZS Sambia effektiv genutzt werden.
Diese Rolle eignet sich für eine hochorganisierte und detailorientierte Fachkraft, die gerne an der Schnittstelle von Systemen, Koordination und Wirkung arbeitet und motiviert ist, Naturschutzprogramme durch starke administrative und Compliance-Grundlagen zu unterstützen.

Ihre Aufgaben

Der Grant Administration Officer wird:

• Relevante Finanzierungsmöglichkeiten identifizieren und teilen, einschließlich zusammengefasster Ausschreibungen (NOFOs) für die Programmteams
• Vorlagen, Entwürfe für Projektvorschläge und Budgetgerüste zur Unterstützung von Zuschussanträgen entwickeln
• Technische und finanzielle Beiträge der Teams während der Entwicklung von Projektvorschlägen sammeln und organisieren
• Zeitnahe und genaue Einreichungsprozesse durch effektive Koordination und Priorisierung unterstützen
• Eine genaue und aktuelle Zuschussdokumentation führen, einschließlich Projektvorschlägen, Verträgen und internen Aufzeichnungen
• Fristen der Geber, Berichtszeitpläne und wichtige Meilensteine verfolgen und kommunizieren
• Die Erstellung und Einreichung interner Zuschussdokumentationen unterstützen (z. B. Grant Information Forms, Compliance-Formulare)
• Administrative Unterstützung bei Beschaffungsprozessen leisten und die Übereinstimmung mit den Richtlinien der Geber und internen Richtlinien sicherstellen
• Stundenzettel vorbereiten und unterstützende Unterlagen für ausgewählte Mitarbeiter führen
• Strukturierte Berichtsvorlagen entwickeln und die Ausgabenverfolgung gegenüber den Budgets unterstützen
• Bei der Audit-Vorbereitung und der Abstimmung der Dokumentation helfen
• Das FZS Sambia SharePoint Grants-Repository pflegen und eine genaue, organisierte und zugängliche Dokumentation sicherstellen
• Schlüsseldaten, Highlights und Kennzahlen für die Berichterstattung, Kommunikation und das Engagement der Geber extrahieren
• Die Abstimmung der Projektdaten mit den internen Berichterstattungsanforderungen und denen des Hauptquartiers unterstützen
• FZS Sambia bei relevanten Verbindungs- und Kommunikationsaktivitäten vertreten, sofern erforderlich
• Die Koordination von jährlichen Veranstaltungen und Berichterstattungsprozessen unterstützen
• Projektteams und leitende Mitarbeiter bei administrativen Bedürfnissen unterstützen
• Zur Datenerhebung und Verfolgung von Kennzahlen für die Projektberichterstattung beitragen

Ihr Profil

• Bachelor-Abschluss in einem relevanten Bereich (z. B. Betriebswirtschaftslehre, Projektmanagement, Entwicklungsstudien oder ähnlich)
• Mindestens 3–5 Jahre Erfahrung in der Zuschussverwaltung, Projektkoordination oder ähnlichen Rollen
• Starke organisatorische Fähigkeiten mit hoher Aufmerksamkeit für Details und Genauigkeit
• Erfahrung in der Verwaltung von Dokumentationen, Zeitplänen und Berichterstattungsanforderungen in durch Geber finanzierten Umgebungen
• Vertrautheit mit Compliance, Beschaffungsprozessen und Audit-Vorbereitung ist ein Vorteil
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Dokumentenmanagementsystemen (z. B. SharePoint)
• Starke Kommunikations- und Koordinationsfähigkeiten mit der Fähigkeit, über mehrere Teams hinweg zu arbeiten
• Fähigkeit, Aufgaben zu priorisieren, Fristen einzuhalten und proaktiv auf sich ändernde Anforderungen zu reagieren
• Hohes Maß an Professionalität, Zuverlässigkeit und Teamfähigkeit

Wir bieten

• Eine Gelegenheit, zu wirkungsvollen Naturschutzprogrammen in ganz Sambia beizutragen
• Ein dynamisches und kollaboratives Arbeitsumfeld
• Einblick in internationale Zuschussmanagementprozesse und -systeme
• Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Entwicklung
• Ein faires und wettbewerbsfähiges Gehalt, das der Erfahrung und den Qualifikationen entspricht

Ihre Bewerbung

Wenn Sie leidenschaftlich sind und bereit sind, diese Herausforderung anzunehmen, reichen Sie bitte Ihren Lebenslauf und ein Anschreiben ein, in dem Sie Ihre relevanten Erfahrungen und Ihre Motivation für die Bewerbung detailliert beschreiben, indem Sie unten auf Apply for this Job klicken.
Fügen Sie drei (3) nachprüfbare Referenzen mit einer kurzen Beschreibung Ihrer Arbeitsbeziehung und deren Kontaktdaten bei. Die Einstellung erfolgt vorbehaltlich der Einreichung von ZAQA-zertifizierten Qualifikationen.
Bewerbungsfrist: Montag, 18. Mai 2026.
Wir danken allen Bewerbern für ihr Interesse; es werden jedoch nur die in die engere Auswahl kommenden Kandidaten kontaktiert.