Foreign language Secretary (m/f/d)

Max Planck Institute for Plasma Physics (Garching) – Garching bei München

Kurzbeschreibung der Position

Diese Position bietet sekretarielle Unterstützung für den Programmmanager und die Programm Management Unit.

Hauptaufgaben

  • Verwaltung der Korrespondenz, einschließlich der Erstellung von Anmeldungen
  • Verwaltung und Aktualisierung von Verteilungslisten innerhalb von EUROfusion
  • Organisation von Sitzungen (Sitzungsraumreservierung, Videokonferenzvereinbarungen, Unterstützung von Gästen usw.)
  • Organisation von Reisen für Mitarbeiter der Programm Management Unit
  • Logistische Unterstützung für Mitarbeiter der Programm Management Unit und Büroverwaltung
  • Verwaltung der Personalakten der Mitarbeiter der Programm Management Unit (Urlaub, Krankmeldung, Homeoffice usw.)

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Administrative Expertise: Nachgewiesene Erfahrung in der Verwaltung von Kalendern, der Planung von Sitzungen und der Organisation von Inlands- und Auslandsreisen
  • Sprachkenntnisse: Fließende mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch und gute Kenntnisse der deutschen Sprache
  • Softwarekenntnisse: Kenntnisse der Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) und anderer Bürosoftware
  • Organisatorische Fähigkeiten: Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit einem starken Fokus auf Detailgenauigkeit und Zeitmanagement
  • Arbeitsweise: Flexible und anpassungsfähige Arbeitsweise, die in der Lage ist, eine anspruchsvolle Arbeitsbelastung und eine Vielzahl unterschiedlicher Aufgaben zu bewältigen
  • Teamgeist: Die Fähigkeit, gut mit anderen zusammenzuarbeiten, sowohl unabhängig als auch im Team

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Das Gehalt basiert auf der Aufgabenstellung und den Qualifikationen und geht bis Gehaltsstufe 8 gemäß dem deutschen Tarif des öffentlichen Dienstes (TVöD Bund), Zuschüsse zur Altersvorsorge und jährliche Leistungsprämien
  • Sie werden Teil eines der größten wissenschaftlichen und technischen Projekte in Deutschland sein
  • Flexible Arbeitszeitmodelle
  • Remote-Arbeit ist in einigen Fällen möglich (abhängig von den betrieblichen Anforderungen)
  • 30 Tage Urlaub (bei einer 5-Tage-Woche) und zusätzliche freie Tage, z. B. an Weihnachten und Silvester
  • Betriebliche Altersvorsorge im öffentlichen Dienst (VBL-Zusatzversorgung)
  • Zuschüsse zu Jobtickets (z. B. Deutschlandticket)
  • Kantine mit einem abwechslungsreichen Menü
  • Kostenlose Parkplätze auf dem Gelände des Instituts und direkter Anschluss an öffentliche Verkehrsmittel
  • Weiterbildungsmöglichkeiten für die berufliche Entwicklung, Schulungen und die Online-Schulungsakademie der Max-Planck-Gesellschaft
  • Betriebliches Gesundheitsmanagement für Gesundheitsversorgung und Prävention
  • Verschiedene Sportaktivitäten, Gruppen und Kurse
  • Sozialberatung für Unterstützung in schwierigen Lebens- und Arbeitssituationen
  • Familienbüro für alle Fragen zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie
  • Vergünstigte Ferienwohnungen in Deutschland und im Ausland