Finance Officer

Über Frankfurt Zoological Society (FZS)

Die Frankfurt Zoological Society (FZS) ist eine globale Naturschutzorganisation, die Wildtiere und Ökosysteme in Schutzgebieten und herausragenden Wildnisgebieten schützt. Die FZS unterhält langfristige Programme in Afrika, Südamerika, Asien und Europa. Das Afrika-Programm ist in fünf Schwerpunktländern aktiv: Demokratische Republik Kongo, Äthiopien, Tansania, Sambia und Simbabwe.
Die FZS arbeitet seit 1986 in Partnerschaft mit Sambias Department of National Parks and Wildlife (DNPW) im North Luangwa National Park und seit 2017 im Nsumbu National Park.
Das Nsumbu Tanganyika Conservation Programme (NTCP) ist eine Partnerschaft zwischen FZS und DNPW, die sich dem Schutz des Nsumbu-Mweru-Ökosystems widmet, mit einem anfänglichen Fokus auf den Nsumbu National Park und seine Umgebung. Das Programm hat sich erheblich weiterentwickelt und unterstützt ein effektives Management von Schutzgebieten durch den Schutz natürlicher Ressourcen, strukturierte Feldeinsätze, gemeinschaftliches Fischereimanagement, ökologisches Monitoring sowie starkes Engagement und Öffentlichkeitsarbeit in der Gemeinschaft.
Unsere Mission in der Nsumbu-Mweru-Landschaft lautet: „Landschaften erhalten, Leben bereichern.“

Aufgaben

Der Finance Officer (FO) unterstützt die Finanz- und Verwaltungsabteilung bei der Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts des Nsumbu Tanganyika Conservation Programme. Diese Rolle ist ideal für Berufseinsteiger*innen, die ihre Fähigkeiten im Finanzmanagement, in der Verwaltung und in organisatorischen Prozessen ausbauen möchten. Der FO trägt zu einer genauen Finanzdokumentation, effizienten Büroabläufen und der Einhaltung von Geber- und Organisationsanforderungen bei.

Finanzielle Unterstützung

• Überprüfung von Rechnungen, Quittungen, Zahlungsanforderungen und Belegen auf Vollständigkeit, Richtigkeit und entsprechende Genehmigung.
• Vorbereitung und Bearbeitung von Zahlungen gemäß den FZS-Verfahren und der delegierten Befugnis, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Genehmigungen vor der Zahlung eingeholt werden.
• Genaue und zeitnahe Erfassung von Finanztransaktionen im dafür vorgesehenen Buchhaltungssystem.
• Pflege organisierter Finanzunterlagen und Belege, um sicherzustellen, dass Transaktionen leicht nachvollzogen und überprüft werden können.
• Erstellung monatlicher Bank- und Kassenabstimmungsberichte, sofern zugewiesen, zur Überprüfung durch den Landscape Finance Manager.
• Überwachung ausstehender Mitarbeiter*innenvorschüsse und Nachverfolgung der fristgerechten Rückzahlung und der Belege.
• Unterstützung der monatlichen Finanzberichterstattung und des Abschlusses innerhalb der festgelegten Fristen.
• Zusammenstellung und Überprüfung der Belege für die Geberberichterstattung.
• Sicherstellung der Einhaltung von Prüfungs- und regulatorischen Anforderungen.

Verwaltungs- und HR-Unterstützung

• Pflege aktueller Register für festangestellte und befristete Mitarbeiter*innen.
• Koordination mit dem Field Operations Team zur Überprüfung der Anwesenheitslisten und Erstellung monatlicher Anwesenheitsübersichten für die Gehaltsabrechnung.
• Sicherstellung der Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen während Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub usw.).
• Unterstützung bei der Rekrutierungslogistik (Ausschreibung, Terminplanung von Vorstellungsgesprächen, Ablage von Bewerbungen).
• Pflege der Personalakten und Sicherstellung der Vertraulichkeit der Mitarbeiter*innendaten.
• Unterstützung bei der Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeiter*innen.

Beschaffung & Inventar

• Unterstützung bei der Beschaffung von Waren und Dienstleistungen gemäß der FZS-Beschaffungsrichtlinie.
• Erstellung von Bestellanforderungen und Pflege der Einkaufsunterlagen.
• Verfolgung der Lieferungen und Sicherstellung einer genauen Dokumentation.
• Pflege des Inventars von Büromaterial und -ausstattung, Erfassung von Verbrauch und Verlusten.
• Durchführung regelmäßiger Bestandsaufnahmen und Abgleich mit den Aufzeichnungen.

Büro- und Logistikunterstützung

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesgeschäfts im Büro (Bedarf, Nebenkosten, Kommunikation).
• Unterstützung bei Reisevorbereitungen für Mitarbeiter*innen (Transport, Unterkunft, Spesen).
• Bereitstellung logistischer Unterstützung für Feldteams bei Bedarf.

Compliance & Berichterstattung

• Sicherstellung der Einhaltung der FZS-Richtlinien, Geberanforderungen und Finanzvorschriften.
• Erstellung klarer und zeitnaher Berichte zu finanziellen und administrativen Angelegenheiten.
• Unterstützung interner und externer Audits durch Zusammenstellung der erforderlichen Dokumentation.
• Wahrung der Vertraulichkeit und Integrität im Umgang mit sensiblen Informationen.

Profil

Wir sind an Bewerberinnen interessiert, die nachweisen können, dass sie komplexe Feldeinsätze tatsächlich geleitet und nicht nur unterstützt haben. Sie können aus den Bereichen Naturschutz oder Schutzgebietsmanagement, Ingenieurwesen, Bauwesen, Logistik, Flottenmanagement oder einem anderen anspruchsvollen, abgelegenen Einsatzumfeld kommen. Die erfolgreiche Kandidatin wird technisches Verständnis mit ausgeprägten Managementfähigkeiten verbinden.

Qualifikationen, Fähigkeiten & Erfahrung

• Diplom oder Abschluss in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Mehr als 2 Jahre Erfahrung in den Bereichen Finanzen, Verwaltung oder Logistikunterstützung (NGO- oder Naturschutzsektor bevorzugt).
• Erfahrung im Bestandsmanagement und in der Geberberstattung ist von Vorteil.
• Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Grundkenntnisse in Buchhaltungssystemen und Finanzberichterstattung.
• Vertrautheit mit Beschaffungs- und Prüfungsanforderungen.
• Einhaltung von Zuschuss- und Gebervorschriften sowie Berichterstattung.
• Steuerkonformität und gesetzliche Berichterstattung.

Arbeitsanforderungen

• Bereitschaft, in Nsumbu, Nsama District, ansässig zu sein.
• Fähigkeit und Bereitschaft, innerhalb der Provinzen Northern und Muchinga zu reisen, um Programmaktivitäten zu unterstützen.

Wir bieten

• Eine Gelegenheit, zur Mission des Nsumbu Tanganyika Conservation Programme (NTCP) beizutragen: „Landschaften erhalten, Leben bereichern.“
• Einblick in Finanzmanagement, Verwaltung, Beschaffung, Compliance und organisatorische Prozesse innerhalb eines wachsenden Naturschutzprogramms.
• Ein kollaboratives Arbeitsumfeld, das ein effektives Schutzgebietsmanagement und den Naturschutz unterstützt.

Bewerbung

Wenn Sie leidenschaftlich sind und bereit, diese Herausforderung anzunehmen, reichen Sie bitte Ihren Lebenslauf und Ihr Anschreiben (max. 2 Seiten) ein, in dem Sie Ihre relevanten Erfahrungen und Ihre Motivation für die Bewerbung darlegen.
Fügen Sie drei (3) nachvollziehbare Referenzen mit einer kurzen Beschreibung Ihrer Arbeitsbeziehung und deren Kontaktdaten bei.
Bewerbungsfrist: 20. November 2026
Bitte bewerben Sie sich über den Bewerbungslink zur Originalanzeige.
Wir danken allen Bewerberinnen für ihr Interesse; es werden jedoch nur die in die engere Wahl gezogenen Kandidatinnen kontaktiert.