Fachreferent/in im Antragsmanagement (m/w/d) (Verwaltungsfachangestellte/r - Landesverwaltung)

Stiftung für Hochschulzulassung – Dortmund

Kurzbeschreibung der Position

Als Stiftung öffentlichen Rechts sind wir Dienstleisterin für Studieninteressierte, Hochschulen und alle 16 Bundesländer. Über unsere Online-Plattform bewerben sich jährlich rund 400.000 Studieninteressierte um Studienplätze in ganz Deutschland.

Hauptaufgaben

  • Organisation und Steuerung der Antragsbearbeitung innerhalb der Ihnen zugeordneten Einheit des Antragsmanagements.
  • Aufbau und Führung eines Berichtswesens gemeinsam mit der Teamleitung
  • Durchführung des Controllings für das Antragsmanagement, Evaluation des Controllings und dessen Weiterentwicklung.
  • Organisation der Erstellung von Informationen zur Aufgabenerfüllung für den First Level Support
  • Vorbereitung, Organisation und Durchführung von Informationsveranstaltungen zum Antragsmanagement
  • Erstellung von Anforderungen zur Weiterentwicklung von Hochschulstart und der Portal-Inhalte/-Funktionen
  • Übernahme Product-Ownership
  • Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung einer übergreifenden Wissensdatenbank für das gesamte Antragsmanagement.
  • Überprüfung und Bewertung bestehender Arbeitsmethoden und Prozesse
  • Anpassung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse, Entwicklung neuer Prozesse in Abstimmung mit der Teamleitung und dem Prozessmanagement.
  • Entwicklung neuer Arbeitsmittel und Weiterentwicklung bestehender Arbeitsmittel in Abstimmung mit der Teamleitung und ggf. anderen Fachbereichen wie z.B. dem Qualitätsmanagement)
  • Antragsprüfung im zentralen Vergabeverfahren für Standardanträge und mindestens eine Sonderantragsart (beruflich qualifizierte Bewerberinnen, Zweitstudienbewerberinnen, Härtefallanträge und Bewerber*innen mit ausländischer Hochschulzugangsberechtigung) und Beratung der jeweiligen Bewerbenden-Gruppe.
  • Die Erledigung des mit dem Aufgabengebiet zusammenhängenden Schriftverkehrs, insbesondere auch die Bearbeitung von Beschwerden und Petitionen
  • Die Rücknahme von Zulassungsbescheiden.
  • Abstimmung, Organisation und Durchführung des Datenschlusses der gesamten Antragsbearbeitung.
  • Unterstützung der bearbeitenden Stellen (z. B. Grundsatzfragen) bei Anfragen von weiteren Stakeholdern, bei gerichtlichen Vorgängen, ministerialen Anfragen, etc.
  • Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden in ihrer Einheit unter Einhaltung der Rechtsgrundlagen und der bestehenden allgemeinen Qualitätsstandards bei komplexen Fragestellungen der Antragsbearbeitung und der Bewerbendenberatung.

Qualifikationen und Fähigkeiten

  • Ein erfolgreich abgeschlossenes Universitäts- oder Fachhochschulstudium (BA, MA, etc.).
  • Gute Kenntnisse auf dem Gebiet der allgemeinen Datenverarbeitung (MS Windows, MS-Office, etc.).
  • Großes Interesse an der Digitalisierung der Verwaltung, insbesondere an der Weiterentwicklung papierloser Arbeitsprozesse.
  • Sicheres und freundliches Auftreten sowie die Fähigkeit, Sachverhalte gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen transparent und verständlich darzustellen.
  • Ein hohes Maß an Belastbarkeit und die Bereitschaft, etwaige (temporäre) Arbeitsspitzen ggf. durch Mehrarbeit zu kompensieren.
  • Selbstständige Arbeitsweise und eine ausgeprägte Eigenmotivation.
  • Erfahrung in der Konzeption und Durchführung teaminterner Schulungen.
  • Beratungskompetenz sowie ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit (insbesondere gewandte und verbindliche Umgangsformen).
  • Sie sind aufgeschlossen und übernehmen gern Verantwortung.
  • Sie handeln ergebnis- und zielorientiert und arbeiten gern im Team.
  • Dienstleistungsorientierung haben Sie im Sinne des Gemeinwohls fest im Blick. Sie versuchen, Verwaltungsprozesse effizient zu gestalten und im Sinne einer agil arbeitenden Stiftung des öffentlichen Rechts mit hoher Kundenorientierung zu verändern.
  • Der Change-Prozess, den die Stiftung für Hochschulzulassung gerade durchläuft, ist für Sie eine Herausforderung, der sie offen gegenüberstehen und die sie aktiv mitgestalten wollen.
  • Die Fähigkeit, komplexe und umfangreiche Sachverhalte zielgruppenorientiert aufzubereiten zeichnet Ihre Arbeitsweise aus.

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

  • Ein auf zwei Jahre befristetes Beschäftigungsverhältnis im Rahmen einer Elternzeitvertretung vom 01.07.2026 bis voraussichtlich zum 30.06.2028.
  • Eine vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit in einem engagierten Team.
  • Die Möglichkeit, aktiv an Digitalisierungs- und Modernisierungsprozessen mitzuwirken
  • Eine strukturierte Einarbeitung und kollegiale Unterstützung.
  • Eine Bezahlung in Abhängigkeit der Erfahrung nach Entgeltgruppe 10 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L).
  • Möglichkeiten zur flexiblen, selbstbestimmten Arbeitszeitgestaltung (Flexible Arbeitszeit, remote work, Teilzeit) im Rahmen der festgelegten Servicezeiten.
  • Umfangreiche Fortbildungsmöglichkeiten.
  • Ein veränderungsbereites Umfeld sowie Führungskräfte, die sich auf eine Zusammenarbeit mit Ihnen freuen.