Fachkraft (w/m/d) in der Verwaltung/Teamassistenz

Kurzbeschreibung der Position

Sie verantworten das Klient*innen- und Erstkontaktmanagement sowie die Verwaltung und Dokumentation.

Hauptaufgaben

• Sie sind für das Klient*innen- und Erstkontaktmanagement verantwortlich (Empfang und Betreuung von Ratsuchenden in Deutsch und Englisch, telefonische, digitale oder persönliche Erstannahme von Anfragen, Terminvergabe, Weiterleitung von Anfragen an passende Fachkräfte oder Institutionen).
• Sie übernehmen die Verwaltung und Dokumentation (Anlage, Pflege, Verwalten von Fallakten, Unterstützung bei Statistiken und Berichtswesen, insbes. Jahresbericht und Abrechnungen, Führen von Kasse und Kassenbuch, Führen der Bibliothek).
• Sie verantworten das Termin- und Organisationsmanagement (Koordination von Teamterminen, Terminen der Leitung, Fallbesprechungen und Supervision, Organisation von Räumen und Materialien, Unterstützung bei Veranstaltungen, Elternkursen, Gruppenangeboten, insbes. Erstellen von Flyern, Websitegestaltung, Bewirtung).
• Administrative Aufgaben (Schriftverkehr, Bestellung, Ablage, Archivierung, Sicherheitsbeauftrage/r für die Internationale Familienberatung).
• Sie unterstützen die Fachkräfte (Organisatorische Unterstützung der Pädagogischen und Psychologischen Fachkräfte, Erstellen und Vorbereiten von Unterlagen und Formularen, Mitwirkung beim Qualitätsmanagement).
• Außerdem bedienen Sie die Schnittstellenfunktion in der Internationalen Familienberatung (Kontakt zu Jugendämtern, Schulen, Kitas oder anderen Einrichtungen und internen Diensten, Koordination externer Termine oder Kooperationen).

Qualifikationen und Fähigkeiten

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
• Sehr gute Englischkenntnisse
• Erfahrung, Offenheit, Sicherheit im Umgang mit Klient*innen
• Sichere IT- und Dokumentationskenntnisse
• Beherrschen der MS-Office-Programme, insbes. Outlook, Word, Excel, Powerpoint
• Bereitschaft und Fähigkeit zur Einarbeitung in Statistik-, Abrechnungs- und Kassenprogramme
• Datenschutz- und Schweigepflichtbewußtsein
• Empathie und Kommunikationsfähigkeit auch in herausfordernden Situationen
• Identifikation mit den Aufgaben, Zielen und Werten des Caritasverbands Köln

Arbeitsort / Rahmenbedingungen

• Tarifliche Vergütung mit Jahressonderzahlungen und Betriebsrente
• Offene Türen für Fort- und Weiterbildung
• Lebensarbeitszeitmodell für Sabbaticals und Auszeiten
• Kostenfreie Angebote der Gesundheitsförderung
• Personalrabatte, z.B. über Corporate Benefits
• Vergünstigtes Deutschlandticket und Jobrad
• Beratung und Angebote zu Themen rund um die Vereinbarkeit von Beruf und Familie
• Prämien für geworbene Mitarbeiter*innen