Executive Assistant to the CEO (f/m/d)

Aufgaben

1. Executive office und Kalendermanagement

• Verwaltung des Kalenders des CEO mit strenger Priorisierung anhand der organisatorischen Prioritäten, Schutz von Fokus- und Vorbereitungszeit und proaktive Lösung von Terminüberschneidungen über mehrere Zeitzonen hinweg.
• Strukturierung der Verpflichtungen, Fristen und Aufgaben des CEO; Antizipation kommender Ereignisse, Verfolgung ausstehender Aktionen und deren konsequente Nachverfolgung bis zum Abschluss.
• Vorbereitung des CEO auf jede Aufgabe durch Sicherstellung, dass die Teammitglieder prägnante Briefing-Unterlagen, Gesprächspunkte, Hintergrundinformationen und ein klares Verständnis darüber liefern, wer anwesend ist und warum, vor Veranstaltungen und Terminen.
• Planung, Verwaltung und Begleitung von Reisen, einschließlich damit verbundener Besprechungen und Veranstaltungen, wobei sichergestellt wird, dass die Reisepläne effizient, gut vorbereitet und auf Notfälle vorbereitet sind.

2. Korrespondenz, Triage und Eskalation

• Verwaltung der Korrespondenz und Geschäftskommunikation des CEO, als erste Filterinstanz des Büros, mit vollständiger Übersicht über den Posteingang.
• Lesen und Bewerten eingehender Anfragen und Korrespondenz und Bestimmung der geeigneten Bearbeitung für jede: was die persönliche Aufmerksamkeit des CEO erfordert, was an das größere Team weitergegeben werden soll (und was nicht) und was direkt im Namen des CEO beantwortet werden kann und was aufgeschoben werden kann.
• Erkennen sensibler und zeitkritischer Angelegenheiten: zum Beispiel Angelegenheiten, die missionskritische Themen wie Klimaverhandlungen, Geldgeber, Governance, Partner oder die Medien betreffen, und deren umgehende Eskalation.
• Entwurf von hochrangiger schriftlicher Korrespondenz und organisatorischer Kommunikation sowie Versand routinemäßiger Elemente im Namen des CEO, wo dies angemessen ist.
• Handhabung vertraulicher und sensibler Informationen jederzeit mit strenger Diskretion und gesundem Urteilsvermögen.

3. Koordination und Schnittstelle

• Sicherstellung eines reibungslosen Arbeitsablaufs zwischen dem Büro des CEO und den Teams und Büros in der gesamten Organisation, wobei bei Bedarf eingegriffen wird, um die Arbeit voranzutreiben.
• Fungieren als Kommunikationsschnittstelle zwischen dem Büro des CEO, dem Senior Management und den Mitarbeitern, wobei der CEO über wichtige Entwicklungen und aufkommende Probleme informiert wird.
• Teilnahme an Besprechungen der Wissenschaftsgruppenleiter und CPT, Abstimmung mit dem Diplomatie-Team zur Identifizierung von Aktionspunkten und spezifischen Anlässen/Besprechungen, bei denen eine Teilnahme entweder zur Situationswahrnehmung oder für Input auf CEO-Ebene von Vorteil wäre, sowie Berichterstattung und Identifizierung von Nachverfolgungsbedarf aus diesen Besprechungen.
• Koordination des Genehmigungsprozesses für endgültige Verträge, Vorschläge und Budgets, die die Unterschrift des CEO erfordern – Sicherstellung, dass diese vom COO, Teamleitern und Bürodirektoren wie angemessen geprüft werden und dass gut formulierte Empfehlungen rechtzeitig beim CEO ankommen.

4. Governance, Vorstand und Managementprozesse

• Unterstützung der Arbeit des Climate Analytics Board.
• Unterstützung der Prozesse des Executive Teams und des Management Teams, einschließlich des MT-Retreats.

5. Koordination und kontinuierliche Verbesserung des CEO-Büros

• Leitung und Verbesserung der Arbeitsprozesse des CEO-Büros und Beratung anderer Funktionsbereiche bei der effizienten Interaktion mit dem Büro.

Profil

Wesentliche Kriterien

• Universitätsabschluss
• Nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften (C-Level oder gleichwertig), idealerweise in einem wissenschaftlichen, Forschungs-, NGO-, internationalen oder politischen Umfeld.
• Interesse an Wissenschaft und Politik, Interesse und Kenntnisse – ausgeprägte Leidenschaft und bestehendes Verständnis der Klimapolitiklandschaft oder die nachgewiesene Fähigkeit, diese schnell zu erwerben, ausreichend, um die Arbeit eines wissenschaftlichen Forschungsleiters zu verstehen und die Bedeutung von Korrespondenz und Engagements zu beurteilen.
• Gesundes Urteilsvermögen und Diskretion – eine nachgewiesene Fähigkeit, unter Druck zu triagieren, Prioritäten zu setzen und fundierte Eskalationsentscheidungen zu treffen und vertrauliche und sensible Informationen angemessen zu behandeln.
• Außergewöhnliche Organisation und Nachverfolgung – bringt Ordnung und Tempo in eine hochfrequente Führungskraft, verfolgt Verpflichtungen bis zum Abschluss und arbeitet effektiv mit minimaler Aufsicht.
• Bereitschaft zur Arbeit in und Toleranz gegenüber unsicheren und hochdruckbelasteten Umgebungen mit Unsicherheit. Die Position wird im Kontext von UN-Klimaverhandlungen und anderen multilateralen Foren unterstützt, bei denen Zeitpläne und Prioritäten sich schnell ändern können; nachgewiesene Gesundheit und Agilität, um in diesem Umfeld zu arbeiten.
• Bereitschaft und Fähigkeit zu reisen im Laufe des Jahres.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten – in der Lage, komplexe Probleme präzise zu formulieren und sie auf das Publikum zuzuschneiden, mit Professionalität im Umgang mit Entscheidungsträgern, Partnern und Mitarbeitern.
• Durchsetzungsvermögen und Überzeugungskraft, ausgewogen mit einer echten Serviceorientierung und einer unabhängigen, engagierten und kooperativen Arbeitsweise.
• Fließendes gesprochenes und geschriebenes Englisch
• Bereitschaft und Fähigkeit zu internationalen Reisen.

Wünschenswerte Kriterien

• Vertrautheit mit der internationalen Klimapolitik- und Verhandlungslandschaft (UNFCCC, IPCC, COP).
• Erfahrung in einer global verteilten, multikulturellen Organisation, die über mehrere Zeitzonen hinweg arbeitet.
• Vorherige Erfahrung im Executive Office.
• Erfahrung in der Unterstützung von Vorständen oder Governance-Prozessen.
• Deutschkenntnisse; zusätzliche Sprachen von Vorteil.

Wir bieten

Ein Job mit Sinn. Bei uns arbeiten Sie in einem Team hoch engagierter Menschen und können mit Ihren Fähigkeiten einen positiven Beitrag zu unserer Arbeit am Klimawandel leisten. Wir sind ein vielfältiges und inklusives Team, das in einer positiven und inspirierenden Atmosphäre arbeitet. Unser Berliner Büro befindet sich in der Nähe des Moritzplatzes im Herzen des lebendigen Kreuzbergs, umgeben von einer dynamischen Startup-Szene. Wir bieten außerdem:

• Ein vollfinanziertes deutschlandweites ÖPNV-Ticket.
• Einen monatlichen Unternehmensbeitrag von 40 € zur Mitgliedschaft im Urban Sports Club.
• Eine Online-Plattform für psychische Gesundheit und Wohlbefinden.
• Kostenlose Deutschkurse.
• Einen Rabatt auf Fahrradmiete.
• Eine optionale betriebliche Altersvorsorge.
• Eine hybride Büropolitik.

Die Position im Herzen des Büros des CEO bietet dem Stelleninhaber einen seltenen Einblick in den Klimabereich: direkter Zugang zu einigen der folgenreichsten Diskussionen in der internationalen Klimawissenschaft, Politik und Verhandlungen und eine enge Sicht darauf, wie eine globale, missionsorientierte Klimaschutzorganisation tatsächlich geführt wird – über Forschung, Betrieb, Governance und Partnerschaften hinweg.

Bedingungen

• Befristung: Wir suchen eine langfristige Zusammenarbeit. Wir können derzeit einen befristeten Vertrag für zwei Jahre anbieten, mit der Aussicht auf Verlängerung basierend auf Leistung und Finanzierung.
• Vergütung: 5.050 EUR (Master und <8 Jahre relevante Erfahrung außerhalb der Universität) bis 5.573 EUR (Master und 10+ Jahre relevante Erfahrung) gemäß Stufe 5 Schritt 1 bis Stufe 5 Schritt 3 unserer Vergütungsskalen.
• Urlaub: 29 Tage bezahlter Jahresurlaub pro gearbeitetem Jahr (anteilig), plus ein geschenkter Tag um Weihnachten.

Bitte bewerben Sie sich mit:

• Ihrem Lebenslauf.
• Einem Anschreiben, das die wesentlichen Kriterien adressiert, drei Referenzen auflistet und Ihr frühestmögliches Eintrittsdatum sowie Ihre Gehaltsvorstellungen enthält.

Wir sind ein vielfältiges und inklusives Team und freuen uns über Ihre Bewerbung unabhängig von Ihrer Geschlechtsidentität oder -expression, sexuellen Orientierung, Religion, Ethnie, Alter, Neurodiversität, Behinderungsstatus, Staatsbürgerschaft oder jedem anderen Aspekt, der Sie einzigartig macht.